Assistant(e) Administratif(ve) et Chargé(e) d'Accueil F/H - VIVACY

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons une/un « Assistant(e) Administrative et Chargé(e) d'Accueil » pour notre site d'Archamps (Haute-Savoie)

Sa mission principale est d'organiser l'accueil des visiteurs, de les renseigner et d'établir des liens entre acteurs internes et externes. Elle/il anime et organise les activités d'accueil et d'information (accueil physique et téléphonique, communication, organisation de réunions et évènements, planning des salles, déplacements, gestion des fournitures, etc.).

Elle/il peut être amené à participer à des missions spécifiques, notamment lors d'organisations d'évènements, ou en support à des activités ponctuelles.

Accueil / Communication :

• Accueillir les personnes et identifier leur demande :
• Renseigner les personnes, les orienter ou les accompagner vers l'interlocuteur, le service ou le lieu demandé
• Gérer le standard téléphonique :
• Prendre des appels, des messages
• Orienter et filtrer les appels téléphoniques
• Gérer l'attente en cas de saturation des postes
• Contrôler l'accès et la circulation des visiteurs (registre des visiteurs, affectation et suivi des badges)
• Actualiser les documentations publicitaires mises à disposition des visiteurs
• Gérer l'affichage des communications internes dans les différents bâtiments

Secrétariat :

• Procéder à l'enregistrement, au tri et à l'affranchissement du courrier
• Remettre le courrier aux personnes concernées
• Gérer le fichier de suivi des courriers émis en LR/AR.
• Assurer le suivi et l'archivage de dossiers administratifs (commandes/BL, factures, ...)

Gestion/ Organisation :

• Gérer les déplacements du personnel / des visiteurs
• Commander et suivre les réservations des demandeurs internes ou externes (taxis, trains, avions, hôtels, restaurants, véhicules de location ou de société, ...)
• Garantir le suivi, le réassort des : Fournitures bureautiques / Consommables photocopieuses / Boissons/ cafés
• Gérer les salles de réunions : approvisionnement boissons, matériel, propreté et rangement
• Commander les plateaux repas pour la Direction et les services demandeurs
• Organiser des événements internes, contribuant aux Valeurs, à la vie du site et l'engagement des collaborateurs

Missions Spécifiques

• Soutien à l'assistante de Direction : organisation événements, archivage dossiers...
• Soutien au service comptabilité : archivage de factures et documents divers
• Cantine : suivi des réservations, vente tickets au personnel, envoi les plannings de réservation, affichage menus, suivi présence, communication avec Elior...
• Suivi de la communication dans les salles (actualiser les Kakemonos, l'affichage, coffrets...)Formation initiale :

Bac +2 (BTS, DUT) en assistanat administratif, tourisme ou gestion commerciale.

Expérience :

Expérience de 3 à 5 ans sur une fonction d'accueil de clients ou visiteurs, ou domaine administratif, commercial.

Connaissances (savoirs) :

• Outils informatiques (Office 365), fonctionnalités du standard téléphonique + machine à affranchir
• Techniques de communication et d'accueil
• Techniques administratives : rédaction, classement et archivage
• Travail dans un environnement à forte culture réglementaire/Qualité

Compétences requises (savoir-faire)

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes
• Discerner les informations confidentielles (interne/ externe)
• Travailler en équipe, en collaboration avec d'autres services
• Utiliser les outils bureautiques
• Anglais professionnel

Qualités personnelles (savoir-être)

• Bonne présentation
• Goût du contact et aptitude à communiquer (oral/écrit)
• Proactivité, être force de proposition
• Organisation, rigueur, ponctualité, polyvalence, réactivité
• Sens aigu de la confidentialité, discrétion