Assistant(e) administratif(ve) au Bureau des Relations avec les Usagers et les Partenaires Institutionnels (BRUPI)

L’assistant(e) administratif(ve) au BRUPI est chargé(e) d’assister les agents du bureau en matière de participation aux actions de communications directes auprès de l’usager, notamment en utilisant des supports dématérialisés, et de participer à l’amélioration des processus permettant de fluidifier la relation à l’usager.

Missions :

Gestion des documents administratifs

• Traiter les retours de pièces d’état civil
• Vérifier la conformité des documents

Gestion des demandes usagers

• Répondre aux sollicitations des usagers (mail, téléphone, courrier)
• Apporter des réponses claires et adaptées aux demandes aux usagers

Recherche et gestion des archives

• Effectuer des recherches dans les archives physiques et numériques
• Mettre à disposition les documents demandés

Gestion du courrier

• Rédiger et envoyer des courriers administratifs
• Traiter le courrier entrant et sortant

Amélioration des outils numériques

• Participer à l’amélioration du CHATBOT
• Identifier les questions récurrentes des usagers
• Contribuer à l’optimisation des réponses automatisées

Support à la communication

• Aider à la gestion des demandes de communication
• Participer à la rédaction de contenus simples
• Assurer un rôle d’intermédiaire entre les collaborateurs et le chef de service

Gestion de projets 

• Participation à la coordination de certains projets spécifiques confiés par le bureau