ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF H/F

Description du poste

Gestion administrative Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques. Transmettre les appels et diffuser les messages aux interlocuteurs concernés. Assurer l'affranchissement et l'expédition du courrier. Administration du personnel Réaliser le pointage du personnel et contrôler les heures effectuées pour la préparation des paies. Suivre les compteurs de congés payés (CP) et RTT. Assurer la gestion administrative du personnel en lien avec le service Ressources Humaines. Informer les différents services des mouvements de personnel afin de garantir la mise à jour du registre. Mettre à jour quotidiennement le planning du personnel (entrées, sorties, affectations). Gérer les plannings et enregistrer les demandes de congés. Formation et développement des compétences Planifier les actions de formation en collaboration avec le responsable hiérarchique et le service RH. Être l'interlocuteur privilégié entre le centre et le service formation. Assurer la diffusion des convocations aux salariés concernés. Suivre les formations réalisées et effectuer le pointage des salariés en formation dans le logiciel de gestion. Assurer le suivi administratif du plan de formation et des bons de commande. Santé, sécurité et habilitations Organiser et suivre les visites médicales avec le service RH. Réceptionner et transmettre les convocations aux salariés. Effectuer le pointage des visites médicales dans le logiciel de gestion. Gérer les dossiers d'habilitation du personnel : création, mise à jour et archivage. Réaliser les déclarations d'accidents du travail. Amélioration continue Être force de proposition en formulant des idées et des suggestions permettant d'améliorer les méthodes de travail et l'organisation du service. Formation de niveau Bac à Bac+2 en Ressources Humaines, Gestion administrative ou Assistanat. Une première expérience sur un poste similaire est appréciée. Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel). Aisance avec les logiciels de gestion du temps et des ressources humaines. Bonne maîtrise des tâches administratives et du suivi documentaire. Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités. Qualités personnelles Sens de l'accueil et du service. Excellent relationnel et esprit d'équipe. Rigueur, autonomie et sens de l'organisation. Discrétion et respect de la confidentialité. Réactivité et capacité d'adaptation. Esprit d'initiative et force de proposition. Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec des interlocuteurs variés. Les + qui feront la différence Connaissances de la législation sociale et du droit du travail. Expérience dans le suivi des formations, des visites médicales et des habilitations. Maîtrise des processus liés à la gestion administrative du personnel et à la préparation de la paie.

Métiers associés

• secrétaire
• secrétaire administratif/ve