Assistant(e) accueil et administration (H/F)

Mission principale :

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des clients, gérerez le traitement administratif des dossiers, le suivi des véhicules et la facturation. Ce poste est central dans la relation client et dans l'organisation interne du garage.

Responsabilités principales :

• Accueil physique et téléphonique - Réception des clients, orientation, prise d'informations, gestion des appels entrants et sortants.
• Traitement des mails - Réception, tri, réponses, transmission aux interlocuteurs concernés.
• Gestion du courrier - Réception, ouverture, tri, distribution interne, affranchissement et envoi des courriers sortants.
• Gestion administrative - Classement, archivage, organisation des documents.
• Devis et factures - Création, mise à jour, suivi, envoi aux clients ou partenaires.
• Encaissement - Gestion des paiements, enregistrement, suivi des règlements.
• Dossiers clients - Création, mise à jour, complétude des informations.
• Dossiers de suivi des véhicules - Ouverture, mise à jour, suivi des réparations, coordination avec l'atelier.
• Suivi de facturation - Vérification des paiements, rapprochements, suivi des dossiers en cours.
• Relances des impayés - Relances téléphoniques et mails, suivi des engagements de paiement.

Compétences et qualités requises

Rigueur - Organisation, précision, respect des procédures.

Bonne mémoire - Capacité à retenir les dossiers, les clients, les situations.

Réactivité - Gestion rapide des demandes, adaptation aux imprévus.

Sens du client - Savoir mettre à l'aise, sourire, écoute active.

Goût de la satisfaction client - Volonté de résoudre, d'aider, d'assurer une expérience positive.

Profil recherché

Expérience en accueil ou en administration souhaitée. Aisance téléphonique, maîtrise des outils informatiques, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.