Assistant Service de la formation F/H

Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.

Assister les Responsables de Formation

Accueillir, informer et orienter le personnel

Gérer les entretiens d'information et d'orientation

Accompagner les agents dans leur parcours de professionnalisation : BC, Validation des Acquis de l'Expérience, Congé Professionnel de formation, Concours

Gérer et suivre les dossiers individuels liés à l'accompagnement des projets personnels ou professionnels

Assurer la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l'extérieur de l'APHP

Assurer le suivi des actions : inscriptions, convocations, attestations de présence, frais de mission

Assurer le suivi du plan de formation local, tenir à jour la planification des actions et participer aux bilans annuels

Traiter les demandes de formations payantes : inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d'achat de formation, etc.

Gérer les dossiers des frais de missions des agents avec les gestionnaires paie

Participer à l'accueil des intervenants et des stagiaires, l'installation du matériel nécessaire à la formation, l'ouverture et la fermeture des salles de formation

Vous êtes amené à

Assurer la diffusion de l'information, aider à l'inscription sur le logiciel concours, pour la constitution du dossier pout les concours et promotion professionnelle

Gère la logistique du service

Participer à l'encadrement d'un stagiaire

Particularités du poste

Possibilité demande de Mobilité sur autres sites du GH

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

• Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook
• Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)
• Techniques de communication physique et téléphonique

EXPÉRIENCE REQUISE

• Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat

Connaissances particulières :

• Connaissance des procédures d'achat
• Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
• Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : " assistant de formation "

Qualités professionnelles requises :

• Sens de l'accueil et de la communication,
• Esprit d'initiatives, dynamiste et sens des responsabilités
• Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir rendre compte, être polyvalent
• Sens du service public