Assistant régional (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement temporaire, nous recherchons un.e assistant.e de direction régional H/F, poste clé pour permettre à la responsable régionale et au comité exécutif régional d'animer le fonctionnement de la Croix-Rouge française en Occitanie.

Son objectif est d'assister la région ainsi que son responsable et/ou ses équipes dans l'organisation et l'optimisation de leurs activités administratives et logistiques.

MISSIONS ET ACTIVITÉS.

MISSION 1 GESTION ET LOGISTIQUE DE LA RÉGION

Assurer l'accueil téléphonique et physique

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, et orienter les interlocuteurs

Réceptionner, trier, traiter et diffuser le courrier et les courriels

Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions

Assurer le classement et l'archivage des documents internes

Gérer les commandes de fourniture, repas et autres prestations

Services généraux : Suivi des contrats des prestataires, participer à leur négociation et recherche de prestataires

Assurer le suivi des factures et leur mise en paiement, la gestion de la flotte automobile

MISSION 2 ASSISTER LE PDR ET LES ÉQUIPES RÉGIONALES DANS L'ORGANISATION DE L'ACTIVITÉ

Gérer l'organisation des déplacements du PDR

Rédiger des courriers/courriels, des comptes rendus de réunions, des synthèses, des notes et présentations

Alerter le PDR sur les échéances et prioriser les activités

Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision

MISSION 3 SOUTIEN À LA CIRCULATION DE L'INFORMATION SUR LA VIE DES ÉTABLISSEMENTS EN LIEN AVEC LES DT ET DE ET SUIVI DES INDICATEURS

D'ACTIVITÉS

Accompagner les projets et actions de la Croix Rouge française en région

Participer à l'élaboration et la rédaction de la communication régionale

Etablir le lien entre les différents acteurs de la CRf de la région

MISSION 4 ACCOMPAGNEMENT DES CSE DU PÉRIMÈTRE RÉGION

Assurer la préparation et l'assistanat des réunions CSE (Préparation des ODJ, préparation des documents de travail, suivi

des réunions, lien avec les élus, notes de frais des élus...)

MISSION 5 ORGANISATION ET SOUTIEN LOGISTIQUE DES RÉUNIONS ET SÉMINAIRES RÉGIONAUX

Organiser les évènements du périmètre régional : COMEX, Comités de proximité, assemblées régionales, événements

exceptionnels (Fabrique, etc.)

MISSION 6 MISSIONS COMPLÉMENTAIRES SUR L'ANIMATION DES CENTRES DE RESSOURCES EN PROXIMITÉ

Accompagner la rédaction des réponses aux appels à projet

Gestion administrative RH en appui des managers des salariés en délégation

COMPÉTENCES

Organiser et gérer les priorités

Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et l'environnement du

web

Elaborer et/ou suivre un budget

Capacités rédactionnelles

Rigueur et autonomie

Capacité d'adaptation