Assistant protocole (H/F)

Vous travaillerez sous l'autorité de la responsable du service protocole

Missions principales

• Protocole
• Gérer et organiser les différentes manifestations communales et les réunions de travail diverses en lien avec le Cabinet du

Maire et la Responsable du Protocole

• Gérer les réceptions protocolaires et les repas de travail dans les espaces communaux dédiés
• Préparer et accompagner les cérémonies patriotiques
• Gérer le stock de fournitures nécessaires au bon fonctionnement des réceptions
• Approvisionner les services administratifs
• Gérer le secrétariat du Service Protocole

Dans le détail:

• Configurer, assurer l'accueil et le service des apéritifs d'honneur, cocktails, buffets : vernissages, inaugurations, colloques, évènements sportifs ou socioculturels, commémoration patriotiques .
• Déconfigurer les espaces de réception et les manifestations en lien avec le service logistique : mise en place, rangement, vaisselle, etc.
• Gérer les réunions de travail : accueil café, plateaux repas, déjeuners, réunion de majorité, etc.
• Organiser les évènements particuliers : noces d'or, départs à la retraite, cérémonie de médailles du travail, etc.
• Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement du service en lien avec la responsable du protocole : gerbes, fournitures, boissons, matériel protocolaire : drapeaux, médailles, etc.
• Gérer les stocks : médailles de la ville, coupes et autres objets protocolaires.
• Gérer le secrétariat du Protocole : répondre au téléphone, création et mise à jour des tableaux des effectifs, envoi et répondre aux emails, suivi des bons de commande engagés
• Gestion des stocks et des locaux : rangement des locaux attribués au service Protocole
• Gestion des pavoisements de la ville à l'occasion des manifestations patriotiques en lien avec la cellule service logistique

Savoirs:

• Connaître la liste des personnes-ressources en relation avec les élus du conseil municipal

Savoirs faire:

• Capacité à évaluer les priorités des demandes
• Capacité d'adaptation et d'autonomie
• Orthographe et présentation irréprochable
• Savoir travailler en transversalité avec les autres services
• Savoir choisir, contrôler, et quantifier les commandes nécessaires aux diverses manifestations
• Savoir optimiser les commandes (rapport qualité/prix)
• Porter du poids (marchandises/boissons)

Savoir être:

• Maitrise de soi, gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Aptitude au travail en équipe
• Sens de l'accueil
• Rigueur, précision et organisation
• Présentation et hygiène irréprochable
• Confidentialité totale
• Disponibilité
• Etre polyvalent(e)
• Etre dynamique
• Etre méthodique
• Etre autonome
• Avoir l'esprit d'initiative

Horaires

• Lundi-Jeudi : 8h30-17h
• Vendredi : 8h30-16h

Contraintes spécifiques du poste:

• Flexibilité horaire (disponible pour toutes les manifestations de la Commune engendrant la présence du Service Protocole)
• Horaires variables et possibilité de travail en week-end, soirées et jours fériés.

Permis de conduire exigé

Salaire - Rémunération selon profil et expérience