ASSISTANT PÉDAGOGIQUE ET DE GESTION DOCTORALE (H/F)

Au sein de l'université, la Maison du Doctorat pilote la politique doctorale et coordonne l'ensemble des actions liées à la formation des doctorants, en lien avec les écoles doctorales et les partenaires académiques et socio-économiques. Elle accompagne environ 4 400 doctorants dans le développement de leurs compétences scientifiques et transversales, ainsi que dans la préparation de leur insertion professionnelle.

Missions

Au sein de la Maison du Doctorat, l'assistant-e pédagogique et de gestion doctorale assure un rôle d'appui à la mise en œuvre de l'offre de formation doctorale et contribue au suivi administratif et pédagogique des doctorants, en lien étroit avec les écoles doctorales.

Le poste se répartit comme suit :

60 % : appui aux activités pédagogiques

40 % : appui à la gestion d'une école doctorale

Activités principales de l'agent.e :

Appui à l'ingénierie pédagogique (60 %)

Rattaché-e à le.la chef.fe de pôle des parcours doctoraux, dans le cadre du déploiement de l'offre de formation doctorale de l'Université Paris-Saclay :

Organisation et gestion des formations

Assurer la gestion administrative et logistique des sessions de formation (planification, inscriptions, convocations)

Suivre les effectifs et la participation des doctorants

Gérer les relations avec les intervenants (planning, conventions, aspects logistiques)

Suivi pédagogique et outils

Mettre à jour les catalogues et supports de formation

Administrer les outils de gestion des formations (ADUM)

Assurer le suivi des parcours de formation des doctorants

Évaluation et suivi des formations

Mettre en œuvre les enquêtes de satisfaction

Collecter et consolider les données d'évaluation

Participer à la production de bilans et tableaux de bord

Appui au développement

Contribuer à la mise en ligne de contenus pédagogiques

Participer à la préparation de nouveaux dispositifs (hybridation, formats innovants)

Assurer une veille simple sur les outils pédagogiques

Appui à la gestion d'une école doctorale (40 %)

En lien avec la direction de l'école doctorale et la Maison du Doctorat :

Gestion administrative des doctorants

Assurer le suivi administratif des doctorants (candidatures, inscriptions, réinscriptions, soutenances, diplomations)

Vérifier la conformité des dossiers et pièces justificatives

Suivi du parcours doctoral

Suivre les étapes clés du doctorat (comités de suivi individuel, soutenance, formations obligatoires)

Mettre à jour les systèmes d'information

Alerter en cas de situation particulière

Organisation des instances et événements

Organiser les réunions de l'école doctorale (conseils, jurys, comités)

Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions

Participer à l'organisation d'événements (rentrée doctorale, journées scientifiques)

Accueil et information

Informer et orienter les doctorants et encadrants

Répondre aux demandes (réglementation, procédures, formations)

Contribuer à la diffusion de l'information

Appuyer les actions de communication et de valorisation de l'offre

Profil recherché

Connaissances attendues

Fonctionnement de l'enseignement supérieur et du doctorat

Notions en ingénierie de formation

Connaissance des outils de gestion administrative et pédagogique

Compétences opérationnelles

Gestion administrative et organisationnelle

La maîtrise de l'outil ADUM est un plus mais une formation peut être prévue en interne.

Capacité à suivre plusieurs activités en parallèle

Qualités rédactionnelles

Compétences linguistiques : la pratique de l'anglais peut être nécessaire pour les échanges avec les doctorants internationaux

Savoir-être

Sens du service et du relationnel

Rigueur et sens de l'organisation

Discrétion