Assistant médico-administratif (H/F) en Rhumatologie

RESPONSABILITÉS

DESCRIPTIF

Le CH de Vitré recherche un (e) Secrétaire médicale à 80% au sein du Service Imagerie pour assurer la gestion des consultations de rhumatologie

MISSIONS

-Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations ...)

-Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

ACTIVITÉS

Accueil - Information - Orientation - Communication

• Gestion de l'accueil téléphonique et physique des personnes et leur orientation (patients hospitalisés ou consultants externes, familles, autres professionnels de santé ...)
• Réception et transmission des messages
• Communication d'informations au sein de l'équipe
• Assure le lien et facilite les échanges entre le patient, son entourage et les différents intervenants
• Travaille en complémentarité avec tous les professionnels auprès des patients

Planification

• Gestion des rendez-vous (gestion des agendas des médecins, organisation des rendez-vous)

Préparation - Suivi - Classement - Archivage du dossier patient

• Gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito vigilance
• Préparation du dossier médical du patient pour les consultations, les hospitalisations
• Classement des résultats d'examens en cours de séjour et après la sortie
• Préparation des documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, prescriptions médicales de transports) des hospitalisés et consultants externes et mise à la signature du médecin
• Gestion du courrier : mise en forme (dictée reconnaissance vocale), saisie, envoi, classement

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Médecins, Cadres de santé, Équipe de soins du service et des autres services du Centre Hospitalier
• Tous les services assurant ou participant au circuit de la prise en charge du patient (DIM, services administratifs et financiers, Direction, DSSI, DRH, service social ...)
• Secrétariats des autres services

RELATIONS HIÉRARCHIQUES

• AAH, responsable des secrétariats médicaux
• Directeur des Finances et SI
• Directeur des Ressources Humaines
• Directeur

ORGANISATION DU TRAVAIL

Horaires en fonction de l'organisation du service

Amplitude horaire du secrétariat : 8h30-17h30 du lundi au vendredi

Le poste à pourvoir à 80% en CDD dès que possible jusqu'au 31/12/2026.

PROFIL RECHERCHÉ

SAVOIR-FAIRE

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des consultations
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyse, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

SAVOIR-ETRE

• Qualité d'écoute et d'accueil (sens du contact, amabilité, diplomatie)
• Capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités
• Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative
• Sens du travail en équipe
• Capacité d'adaptation
• Conscience et rigueur professionnelle
• Disponibilité
• Dynamisme
• Respect du secret médical, de la confidentialité

CONNAISSANCES REQUISES

• Bureautique : Connaissance des logiciels SILLAGE, Convergence
• Orthographe / grammaire / syntaxe
• Communication
• Droits des usagers du système de santé
• Organisation et fonctionnement des établissements de santé
• Réglementation des archives
• Vocabulaire médical

FORMATION INITIALE

• Baccalauréat ST2S (Sciences et Technologies de la Santé et du Social)
• BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social)
• Titre professionnel de secrétaire assistante médico-sociale

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Secrétaire médicale (préciser la durée ou la structure)