Assistant (H/F) service petite enfance

Vous travaillerez au sein du pôle de secrétariat du service PETITE ENFANCE (maison de la petite enfance).

Mission du poste : Faciliter le fonctionnement de l'établissement de la petite enfance « Les poussins», en étant le relais entre les familles, les directrices, la directrice du service, les différents services de la mairie et les services extérieurs.

Vos missions principales seront :

Accueil et orientation :

• Filtrer et orienter les appels et les visiteurs.
• Accueil physique et téléphonique du public, des administrés, du personnel et des entreprises extérieures.
• Être en relation avec les autres services municipaux.

Gestion administrative :

• Rédaction et réalisation de travaux bureautiques.
• Rédaction de différents courriers et réponses aux emails en liaison avec la directrice de l'établissement.
• Suivi du tableau des admissions (CAMA) en lien avec la directrice de l'établissement.
• Gestion des dossiers administratifs des enfants, saisie des dossiers informatiques, et gestion des réservations et des présences des enfants.
• Préparation des factures et saisie des données pour la CAF.
• Gestion des bons de commande et des effectifs des repas et goûters.
• Rédaction des comptes-rendus de réunion.
• Demande de flux-net et suivi des interventions.

Communication et diffusion d'informations :

• Diffusion des informations internes et externes.
• Réception et transmission des livraisons.
• Connaissance et application des règles d'évacuation en cas d'incendie et de confinement.
• Entretien hebdomadaire avec la directrice de l'établissement pour le travail quotidien.

Gestion des documents et archives :

• Classement et archivage des dossiers.
• Tri et diffusion du courrier.
• Gestion des panneaux d'affichage.
• Photocopie et assemblage des documents.
• Classement et ordonnancement des dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.

Informations spécifiques au poste :

Horaires de travail : De 8h30 à 17h du lundi au vendredi avec une pause repas de 12h00 à 13h00 ou de 13h00 à 14h00. Les horaires et le site peuvent être tournants et décalés selon les besoins des établissements.

Compétences et qualités requises :

• Connaissance du fonctionnement des établissements de la petite enfance.
• Rigueur et organisation.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Connaissances en informatique et maîtrise des logiciels Petite Enfance, Post Office, et Finances.
• Notions de comptabilité.
• Intérêt pour travailler dans des établissements de jeunes enfants.
• Sens du service public et travail en équipe.
• Respect des règles de confidentialité et de discrétion.

Environnement de travail :

• Travail en équipe.
• Sens du service public.