Assistant (H/F)

Vous contribuez à l'assistance d'un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité en réalisant des missions d'accueil, de secrétariat, de gestion administrative et de gestion logistique

Vos missions principales

• Interface entre les acteurs
• Secrétariat
• Gestion administrative
• Gestion logistique
• Travail en équipe et participation au dispositif institutionnelRattaché(e) au Directeur et à la Directrice adjointe, vous assurez le suivi administratif de dossiers transversaux et contribuez à la fiabilité des outils de pilotage du Pôle.

Vos principales missions

• Assurer le suivi administratif des dossiers, décisions, plans d'action, contrats, conventions et échéances relevant de la Direction ;
• Elaborer et actualiser les tableaux de bord, échéanciers, outils de suivi et éléments nécessaires au reporting et à l'aide à la décision ;
• Centraliser, vérifier, organiser et restituer les informations et pièces administratives transmises par les établissements et services ;
• Préparer et suivre les dossiers des réunions, instances et échéances institutionnelles ;
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents institutionnels, et assurer leur classement, leur archivage et leur traçabilité ;
• Assurer le suivi administratif des achats, de la demande de devis jusqu'à la transmission des éléments de facturation, en lien avec les fournisseurs et les services concernés ;
• Participer au suivi du recouvrement, notamment au contrôle des règlements, au suivi des créances et aux relances ;
• Assurer le suivi administratif du plan de développement des compétences : inscriptions, conventions, financements auprès de l'OPCO et tableaux de suivi.