ASSISTANT FORMATION ET ADMINISTRATIVE F/H

Entreprise :

SUPPORT 3A PACA gère les aspects administratifs, logistiques et financiers des formations proposées par un ensemble de 3 structures, l'ARIA Sud, le CRITT Agroalimentaire Sud et l'IFRIA Sud PACA, qui accompagnent au quotidien les industries agroalimentaires de la région PACA.

Au sein d'une petite équipe où la convivialité rime avec l'exigence professionnelle, vous évoluerez dans un environnement où l'entraide et la bonne humeur sont aussi importantes que la rigueur du travail bien fait. Ici, chacun a le sens du service et le goût du travail collectif : on avance ensemble, on s'écoute et on prend plaisir à accompagner nos partenaires et stagiaires vers la réussite de leurs projets.

Si vous aimez la polyvalence, le contact humain et souhaitez donner du sens à votre quotidien en contribuant au développement des compétences d'un secteur clé de l'économie régionale, cette offre est faite pour vous !

Missions

Conception des formationsPréparation administrative et logistique des sessions

Gestion du planning et des réservations de salles

Mise en forme et actualisation des programmes selon les besoins des structures partenaires, dans le respect des règles Qualiopi

Mise en œuvre des formationsEn formation continueRéception et enregistrement des inscriptions, envoi des convocations

Confirmation et enregistrement informatique

Élaboration des documents administratifs

Interface avec les différents acteurs du projet

En apprentissageGestion administrative des recrutements (fiches contact, dossiers, relance des pièces manquantes)

Gestion administrative des contrats d'alternance : relation entreprise, contrat, convention, déclaration OPCO, suivi de prise en charge, facturation

Préparation des rentrées (planning, livrables, convocations)

Gestion des absences et frais

Réalisation d'enquêtes et d'analyses statistiques

Implication dans la réflexion, l'analyse et la mise en place d'une nouvelle application dédiée à la formation.

Clôture des formationsRecueil des livrables prévus dans le cadre de l'action

Élaboration des livrables de fin de formation

Gestion des questionnaires de satisfaction des parties prenantes

Système qualitéSuivi et mise en conformité des dossiers

Suivi des indicateurs qualité

Gestion du Food'In LabPlanning hebdomadaire

Appui administratif et logistique

Inventaire et gestion des stocks

Rattachement hiérarchique / Organisation :

L'Assistante formation et administrative travaille sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de formation de SUPPORT 3A PACA.

Indispensables

Connaissance du cadre de la formation professionnelle (formation continue et/ou alternance)

Gestion administrative de dossiers complexes (contrats, conventions, suivi de dossiers)

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels de gestion)

Rigueur, organisation et gestion des priorités

Sens du relationnel et capacité d'interface avec des acteurs multiples (formateurs, entreprises, OPCO, apprentis, experts, directeurs)

Discrétion sur les données sensibles (RH, contrats, données personnelles)

Fortement souhaitées

Connaissance des exigences Qualiopi et des démarches qualité

Connaissance des dispositifs OPCO (déclarations, prise en charge, facturation)

Expérience en gestion des contrats d'alternance

Capacité d'analyse statistique et de reporting

Autonomie et polyvalence sur des missions variées

Niveau attendu

Une expérience significative dans le domaine de la formation sera appréciée.

Ou niveau BTS ou équivalent dans l'administratif ou la gestion.