assistant direction, budgétaire comptable H/F - EC20947

assistant direction, budgétaire comptable H/F - EC20947 Assurer des missions de traitements en matière budgétaire et comptable en lien avec le service Budget-Comptabilité-Stratégie Financière ainsi que d'assistance en matière d'accueil physique/téléphonique, de traitement administratif, de gestion des plannings et agendas, de correspondance RH

Missions finances

Régies comptables :

• Rédaction des décisions et arrêtés de régies et suivi des actes pour les différentes régies
• Gestion des dossiers administratifs des régies
• Diffusion des arrêtés et PV des régies
• Suivi des recommandations
• Suivi des RIFSEEP et NBI des régisseurs

Taxes de séjour en lien avec le pôle recettes du service Budget-Comptabilité-Stratégie Financière

• Réception, vérification et enregistrement des déclarations des hébergeurs.
• Gestion de la plateforme dématérialisée de la taxe de séjour
• Préparation de l'émission des titres de recettes et suivi des encaissements
• Relations ponctuelles avec les divers hébergeurs

Autres missions finances

• Commission municipale des finances (suivi des présences et absences, logistique, -)
• Mandatement des honoraires d'expertise des médecins.
• Contrôle des états de frais des agents de la collectivité, et mandatement des frais de missions

Accueil physique et téléphonique du public

• Recevoir et orienter les demandes des usagers, les conseiller sur les procédures
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Traitement des dossiers et saisie de documents

• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales ou réglementaires
• Enregistrer le courrier (dotelec)

Gestion de l'information, classement et archivage de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Gérer les documents (archivage, classement, copie, tri)
• Rechercher, synthétiser, présenter des informations

Planification et suivi

• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels)
• Utiliser des logiciels et des progiciels

Correspondant RH

• Assurer le suivi des congés, absences, récupérations d'heures, ordres de mission

Correspondant achats

• Recenser les besoins de la direction, passer les commandes, suivre le réapprovisionnement