ASSISTANT D'EXPLOITATION / RH (H/F)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) d'EXPLOITATION pour la société , entreprise familiale d'environ 150 salariés.

Missions Administratives:

• Accueil téléphonique
• Courrier administratif
• Classement

Missions Exploitation:

-Suivi des commandes produits et stock sur les sites

• Suivi des commandes fournitures
• Suivi du parc véhicule ( suivi des révisions, entretien, carte grise, assurance )
• Réception des livraisons
• Gestion et tri des e-mail entrants
• Transmission des informations au bons interlocuteurs
• Orientation et répondre aux demandes internes et externes
• Mise à jour des dossiers clients et fournisseurs
• Transmissions des consignes aux équipes opérationnelles
• Aide au suivi qualité ( saisie des rapports, suivi des notes propreté des hôtels ..)
• Saisies des informations liées aux prestations ( heures , contrôles, planning du chef d'équipes et agents de propreté)
• Déplacement sur les sites en ILE DE FRANCE

Missions Comptabilités:

• Relance clients
• Classements des factures fournisseurs
• Accuser la réception des mails clients et traitement des litiges de facturation
• Création et envoi des factures clients

Missions RH:

• Etablir des fiches de poste
• Suivi des documents d'identité des salariés
• Etablir les contrats de travail et avenants
• Suivi des visites médicales
• Suivi des dossiers mutuelle
• Aide pour la mise en place d'outils RH
• Aide à la réalisation des plans de prévention
• Courrier de procédure RH

Place dans l'organigramme:

• Sous la responsabilité du Président et de la Responsable d'exploitation

Moyens humains et matériels:

• Base de données commerciales et RH
• Logiciel clients
• Logiciel de Paie

Aptitudes nécessaires à la fonction :

• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique nécessitant une bonne gestion du stress.
• Aptitude à gérer les situations urgentes et à prioriser les tâches.
• Polyvalence et capacité d'adaptation à des missions variées.

Relation professionnelles:

Internes : Président, Responsable RH, Responsable d'Exploitation

Externes : Clients, organisme sociaux

Poste :

-CDI

• 35H / semaine
• horaires 9h00-17h00 du lundi au vendredi
• EA1 12€63 brut
• prime de panier
• remboursement du Navigo

Connaissance du secteur de la propreté ( appréciée )

Une première expérience en secrétariat est souhaitée.

Connaissance des cycles clients et fournisseurs.

Rigueur et sens du détail

Organisation et autonomie

Discrétion et respect de la confidentialité

Capacité à gérer plusieurs taches en parallèle.