Assistant de service H/F

Vous serez amené à travailler avec les 3 unités, sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, et en lien avec l'assistante de direction, et les assistantes des autres services.

Missions principales

1. Contribuer à l'organisation de l'activité du service

Gérer les agendas de la responsable de service et des responsables d'unités

Préparer et organiser des réunions

Rédiger les comptes rendus

Assurer le secrétariat courant : suivi des courriers arrivés et départ avec un logiciel métier, gérer les appels, suivi de la boîte mail générique du service

1. Contribuer à la gestion administrative et RH

Assurer le suivi du planning des congés du service

Gérer les stocks et commander les fournitures bureautiques

Suivre les demandes de formations et de déplacements des agents du service

1. Participer aux activités courantes du service

Assurer le suivi des arrêtés municipaux d'urgence rédigés par le service

Appui à la gestion des espaces collaboratifs

Suivre les marchés publics et les bons de commande

Appuyer l'unité prévention et culture du risque : appui au suivi administratif de subventions

Appuyer l'unité préparation et gestion de crise : mise à jour des plans de crise et des annuaires opérationnels

1. Participer à la gestion des crises

Assurer des tâches administratives et logistiques en situation de crise

Profil recherché

Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative

Rédiger avec clarté et précision, être rigoureux

Appétence pour les outils numériques

Maîtriser les outils bureautiques

S'organiser et gérer les priorités

S'adapter à des demandes multiples et simultanées

Bon sens relationnel, appétence pour le travail en équipe et en transversalité

Faire preuve d'autonomie, de polyvalence et être force de proposition