Assistant de manager (dsc/prog) f/h

Au sein de la Direction Générale des Avions Civils, vous intégrez la Direction Programmes & Communication de la Direction du Service clients (DSC). Vous serez rattaché(e) au responsable de cette entité et aurez en charge les principales missions de secrétariat suivantes :

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, le filtrage téléphonique et l'orientation des interlocuteurs
• Assurer la gestion du courrier et son classement ainsi que la circulation de documents (courriers, abonnements ...)
• Tenir à jour le planning de son entité/manager de rattachement (gestion des agendas)
• Assurer la gestion de la logistique (accueil nouveaux arrivants, déménagements, incidents de fonctionnement, réservation de salles/restaurant, planification d'entretiens ...) et des moyens matériels du service (fournitures)
• Organiser le système d'archivage du manager de rattachement
• Organiser et préparer des réunions, des événements impliquant des intervenants internes et externes dépassant le cadre de l'entité
• Mettre à jour des notes d'organisation, des organigrammes, des listes de diffusion
• Organiser et réserver les déplacements professionnels, effectuer les demandes de badges
• Effectuer la création des commandes (chariots), le suivi des commandes avec l'outil ERP/SAP
• Mettre en forme, coordonner la réalisation, rédiger et valoriser des supports écrits ou de présentation sous toute forme (word, ppt, xls...)
• Diffuser les informations générales ou plus spécifiques au service vers les bons interlocuteurs
• Identifier, filtrer et traiter les urgences
• Traiter à son niveau des dossiers spécifiques confiés par sa hiérarchie