Assistant de la DGS (H/F)

RESPONSABILITÉS

Activités principales

Assurer la gestion de l'agenda de la Directrice Générale des Services (DGS), le suivi des échéances, la préparation des dossiers et l'organisation des déplacements professionnels. Planifier les réunions récurrentes et assurer le secrétariat des Comités de Direction (ordres du jour, convocations, relevés de conclusions).

Mettre en œuvre et suivre les procédures relatives au maintien d'activité, au contrôle d'accès, aux événements festifs sur les campus, à Gestimmo (inventaire pour la Présidence) et à Temporis (validation des congés des directions rattachées à la DGS). Garantir le soutien logistique et technique des réunions (salles, visioconférences, matériel, prestations) ainsi que la gestion des représentations de la DGS. Assurer un traitement strictement confidentiel des dossiers.

Accueil et secrétariat

Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner les interlocuteurs internes et externes, participer à la gestion administrative du service et à la circulation des parapheurs. Mettre en forme et enregistrer les courriers et veiller au respect des délégations de signature.

Activités transversales

Apporter un appui administratif aux chargés de mission (Grands Projets, Égalité/Diversité, Développement durable TEE, Docteur vétérinaire) : organisation des déplacements, réunions, manifestations et comités de pilotage.

Participation à la continuité du service

Contribuer à la gestion du courrier, des parapheurs, de l'accueil, du standard, des visioconférences et des réservations de salles. Assurer les commandes de fournitures, la logistique du service et des manifestations, le suivi des tickets de maintenance ainsi que le rangement des espaces communs. Participer à la logistique des réunions liées aux Grands Projets.

Participer à toute mission confiée dans le cadre des activités du service ou de son bon fonctionnement.

Conditions particulières d'exercice

Des dépassements ponctuels de l'amplitude horaire peuvent être nécessaires en fonction des besoins du service.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser les techniques d'accueil et de communication.
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative et de classement.
• Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini.

Connaissances :

• Bonne connaissance des outils informatiques de l'établissement.
• Bonne connaissance des procédures internes.
• Bonne connaissance de l'organisation de l'établissement.

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation et de l'anticipation.
• Proactivité et implication professionnelle.
• Sens relationnel et esprit collectif.
• Polyvalence.
• Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité.
• Rigueur, fiabilité, autonomie et réactivité.
• Capacité d'adaptation.

Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans

Poste à pouvoir le 01/11/2026

Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B

Rémunération mensuelle brute: 2 243,16 €

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université