Assistant de gestion

L'assistant(e) de gestion a pour missions d'assurer le suivi administratif et comptable de la structure, de participer à la collecte et au suivi des données du CFA, de contribuer au bon fonctionnement des services généraux et d'accompagner la gestion administrative des ressources humaines.

Gestion des aides aux apprentis :

• Assure le traitement administratif complet des dossiers d'aides individuelles (aides régionales .).
• Assure la collecte des pièces justificatives, les relances et la transmission aux organismes compétents.
• Prépare des bilans synthétiques à destination de la direction.

Gestion des données et production statistique :

• Traite et analyse les enquêtes de satisfaction
• Collecte, met en forme les indicateurs d'activités : résultats d'examen, taux d'embauche, féminisation, QPV, etc.
• Contribue à la fiabilité des données transmises dans le cadre des obligations légales du CFA.
• Collecte des données issues d'YPAREO permettant une analyse de l'activité de la structure
• Réalise et suit les enquêtes ministérielles et régionales relatives aux apprentis : SIFA .

Gestion comptable et administrative des fournisseurs :

• Vérifie la conformité des factures fournisseurs et assure le suivi hebdomadaire des règlements.
• Participe à la recherche et à la sélection de nouveaux fournisseurs et prestataires (devis, comparatifs, recommandations).
• Transmet les factures fournisseurs, partenaires et notes de frais au service comptable externalisé.
• Prépare les parapheurs pour validation, signature et paiement par la direction et/ou la RAF.
• Assure le classement et l'archivage des pièces comptables.
• Répond aux demandes d'information du service comptable externalisé.
• Participe à la constitution du dossier de clôture comptable (collecte des éléments, organisation des pièces.).

Gestion administrative des ressources humaines :

• Gère les adhésions et les mises à jour des dossiers de mutuelle
• Suit les absences, retards, récupérations et justificatifs des salariés.
• Assure le suivi des inscriptions à la médecine du travail.
• Participe au suivi du plan de développement des compétences et des formations.
• Collecte, contrôle et archive les documents administratifs liés aux salariés.

Gestion des services généraux :

• Centralise les demandes internes en matière de fournitures de bureau, matériels et meubles et assure les commandes.
• Assure la gestion de l'informatique et des télécommunications et gère la relation avec le prestataire informatique et organise les interventions.
• Supervise l'intendance des locaux : maintenance courante, gestion des espaces, propreté, sécurité.
• Participe à la mise à jour du DUER
• Planifie les réservations de salles pour les évènements (JI, JPO.)
• Organise les événements internes (séminaire, JPO...) et les déplacements professionnels.
• Trie, traite, envoie et redistribue le courrier

La connaissance du domaine de la formation serait un plus.

Savoir-faire:

• Qualités rédactionnelles
• Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint indispensables)
• Force de propositions
• Respect des délais

Savoir être :

• Qualités relationnelles (présentation, sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et dialogue)
• Esprit d'équipe
• Polyvalence
• Calme et maitrise de soi
• Discrétion et confidentialité
• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie
• Réactivité
• Aptitude à l'écoute et à la formulation
• Sens de l'organisation
• Capacité à rendre compte