Assistant de Gestion Cellule de Portage (H/F)

Au sein de la cellule de portage marchés du Groupement d'Intérêt Public Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP FCIP) de Paris, vous assurez le suivi et la saisie administrative en lien des actions de formation portées par le GIP FCIP de PARIS pour le compte d'un ou plusieurs marchés publics. Vous exercerez en étroite collaboration avec le gestionnaire de marché et le responsable de la cellule de portage.

En lien avec le gestionnaire de marchés, vous travaillerez également en proximité avec les équipes administratives des GRETA et partenaires, les financeurs et l'agence comptable.

Vos principales missions seront :

Suivi administratif des actions portées

Assurer le suivi administratif des marchés publics et de leurs avenants.

Veiller à l'application des clauses financières et administratives des marchés.

Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi.

Saisir les informations relatives aux sessions de formation dans les logiciels et plateformes dédiés.

Constituer, vérifier et archiver les dossiers administratifs nécessaires à la facturation.

Réceptionner et vérifier les documents des stagiaires pour leur enregistrement si nécessaire

Transmettre au cotraitant les identifiants stagiaires si nécessaire

Réceptionner les signatures dématérialisées, feuilles d'émargement préalablement contrôlées par le cotraitant.

Saisir les heures réalisées dans les outils dédiés et autres obligations (ex FSE)

Réceptionner et enregistrer les documents de fin de session (attestations de compétences, bilans de formation, etc.).

Gestion financière et facturation

Préparer, établir et contrôler les factures conformément aux dispositions contractuelles des marchés.

Vérifier la conformité des prestations réalisées avec les pièces justificatives (bons de commande, états d'avancement, feuilles d'émargement, etc.).

Contrôler les montants facturés, les révisions de prix et les éventuelles pénalités ou retenues.

Assurer l'émission et la transmission des factures dans les délais impartis.

Gestion des plateformes dématérialisées

Déposer et suivre les factures sur Chorus Pro.

Traiter les rejets, suspensions et demandes de compléments.

Assurer la traçabilité des échanges et des validations.

Suivi des paiements

Contrôler les délais de règlement.

Effectuer les relances nécessaires auprès des services financiers.

Assurer le suivi des encaissements et signaler les anomalies.

Participer à la gestion des litiges liés à la facturation.

Reporting et contrôle

Compléter et vérifier les tableaux de bord de suivi de l'activité.

Participer aux clôtures comptables et aux reportings financiers.

Contribuer aux audits internes et externes relatifs aux marchés publics.

Liste non exhaustive

Profil

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum (BTS en gestion, comptabilité, administration ou équivalent), vous disposez d'une expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire, idéalement dans la gestion de marchés publics ou la formation professionnelle.

Connaissance des marchés publics et des procédures de la commande publique

Maîtrise des outils bureautiques : Excel (tableaux croisés), Word, PowerPoint

Connaissance des logiciels métier (CHORUS , YPAREO) appréciée

Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités

Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés

Autonomie et réactivité face aux urgences

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Avantages

75% titre de transport

Restaurant d'entreprise

44 jours de congés+ 3-7 jours Bonifiées

Télétravail 1 jour/semaine

Contractuel : CDD de 1 an et rémunération à partir de 24 000 euros brut par an

Titulaire : grille indiciaire.

Si vous êtes animé(e) par le sens du service public et le travail en équipe, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe.