Assistant de direction H/F

ASSISTANT DE DIRECTION DE SITE ET ASSISTANT DU POLE MEDICO-CHIRURGICAL H/F DIRECTION DU SITE HOSPITALIER DE CHATELLERAULT CDD 1 MOIS RENOUVELABLE 80% TEMPS DE TRAVAIL A POURVOIR LE 31 AOÛT 2026 I.

Présentation générale du CHU Composé d'environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.

Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.

Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques.

Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II.

Poste proposé Sous l'autorité du Directeur du Site Hospitalier de Châtellerault, l'assistant(e) de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique de la Direction du Site ainsi que du Pôle Médico-Chirurgical.

Il/Elle participe à la coordination des activités de direction, à l'organisation des instances et réunions, à la circulation de l'information, à la communication institutionnelle et au suivi de dossiers transversaux contribuant au bon fonctionnement de l'établissement.

Il/Elle constitue un interlocuteur privilégié entre les directions, les services de soins, les médecins et les partenaires institutionnels.

-Missions générales

-Assistance de Direction du Site Hospitalier

-Gestion administrative et organisationnelle

-Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction.

-Assurer le traitement, le tri et la diffusion du courrier entrant et sortant.

-Gérer la messagerie électronique générique de la Direction.

-Assurer la gestion et l'optimisation de l'agenda du Directeur du Site.

-Organiser les réunions institutionnelles :

convocations, réservation des salles, gestion des visioconférences, préparation logistique.

-Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la Direction.

-Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus, documents de travail et présentations.

-Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.

Coordination et suivi d'activité

-Mettre à jour l'annuaire, l'organigramme et le « qui fait quoi » du site hospitalier.

-Gérer les conventions relevant du site hospitalier.

-Assurer le suivi du planning des salles de réunion.

-Organiser la gestion des logements de garde et le suivi des commandes de repas associées.

-Réaliser des travaux de recueil et de consolidation de données nécessaires à différents projets, enquêtes ou rapports institutionnels.

Communication institutionnelle

-Assurer le lien opérationnel avec le service communication du CHU.

-Participer à la valorisation des actions menées sur le site hospitalier.

-Coordonner la collecte d'informations et contribuer à la rédaction du journal interne du site.

-Participer à l'organisation d'évènements institutionnels.

-Assurer la mission de référente des actions Octobre Rose pour le site hospitalier.

-Assistance du Pôle Médico-Chirurgical

-Secrétariat et coordination du Bureau de Pôle

-Assurer le secrétariat du Bureau de Pôle.

-Élaborer le calendrier annuel des réunions.

-Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et documents associés.

-Assurer le suivi des participations et les relances nécessaires.

-Organiser la logistique des réunions et visioconférences.

Appui au pilotage du pôle

-Assurer la gestion des agendas du Directeur de Site et du Chef de Pôle.

-Participer aux réunions du Bureau de Pôle élargi.

-Réaliser les relevés de décisions et comptes rendus.

-Participer à la collecte et à la consolidation des données nécessaires aux projets et enquêtes du pôle.

-Assurer un rôle d'interface entre les équipes médicales, paramédicales et administratives.

Gestion de dossiers spécifiques

-Participer au suivi administratif des demandes de dossiers médicaux en lien avec la Direction Qualité, Usagers et Gestion des Risques.

-Assurer le suivi de dossiers transversaux confiés par le Directeur ou le Chef de Pôle.

-Nature du contrat et des conditions de recrutement

-Le poste est à pourvoir à compter du 31 août 2026, en CDD 1 mois renouvelable Rémunération :

Votre rémunération sera fixée sur un grade d'Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit un salaire de 1804 brut

-1449 net avant imposition.

Horaire de travail :

9h00

-17h00

-repos fixes

-Quotité de temps de travail

-80% = 28h de temps travail III.

Profil recherché

-Diplôme et formation requis

-Le poste nécessite d'être titulaire d'un diplôme (niveau BAC à BAC +2) dans le domaine administratif

-Compétences et qualités requises

-Savoirs

-Connaissance de l'organisation hospitalière et polaire du CHU.

-Techniques de secrétariat de direction.

-Maîtrise de...