ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Finalité

Au sein de la filiale française en plein développement (actuellement 20 personne) d'un groupe pharmaceutique international, apporter un support administratif, organisationnel et logistique à plusieurs directions (Direction Générale, RH, Affaires Pharmaceutiques, Finance) et assurer le bon fonctionnement du siège, dans un objectif d'efficacité, conformité et qualité de service interne.

Poste au statut cadre - forfait annuel 214 jours

Principales responsabilités

1. Support à la Direction Générale et au CODIR

Gestion d'agendas, rendez-vous et déplacements de la General Manager et du CODIR

Organisation des séminaires et événements

Suivi administratif et financier (factures, devis, prestataires RH et services généraux)

1. Office management

Garantie du bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, accueil visiteurs)

Gestion des contrats fournisseurs (téléphonie, hôtels, services) et suivi des coûts

Gestion de la flotte automobile (commandes, suivi, conformité, avantages en nature, amendes)

1. Expérience collaborateur & onboarding

Organisation de l'intégration des nouveaux collaborateurs (planning, logistique, formation)

Coordination du matériel IT et télécom (entrées/sorties)

Gestion des visites médicales

Contribution aux marchés publics

1. Continuité & amélioration

Remplacement ponctuel d'une seconde assistante (pendants les congés)

Proposition d'améliorations des pratiques (voyages, outils, organisation interne)

Profil recherché

Formation & expérience

BTS assistant de gestion / administratif / finance ou équivalent

Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction ou administratif

Compétences clés

Français & anglais courant - compte tenu des échanges quotidiens à l'acrit et à l'oral avec les autres filiales du Groupe, la pratique de l'anglais à l'écrit et à l'oral est impérative (des tests seront effectués lors des entretiens)

Maîtrise des outils bureautiques (incluant l'utilisation de l'IA)

Travail en mode projet

La connaissance de l'industrie pharmaceutique n'est pas impérative mais sera un plus.

Qualités personnelles

Organisation et sens des priorités

Sens du service

Rigueur et attention aux détails

Capacité à travailler en transversal

Polyvalence et adaptabilité

En résumé

Poste central, très transversal, combinant assistanat de direction, office management et expérience collaborateur, avec une forte dimension de coordination, de gestion opérationnelle et d'amélioration continue au sein du siège.