Assistant de direction (H/F)

L'Association de Sauvegarde de l'Enfant à l'Adulte Nord Franche-Comté, régie par la loi du 1er juillet 1901, à but non lucratif, est engagée dans l'accompagnement social, éducatif et médical d'enfants, d'adolescents ainsi que de leur famille rencontrant des difficultés. Ses actions se déclinent dans 4 secteurs d'activité :

• secteur de la protection de l'enfance,
• secteur du médico-social,
• secteur d'accompagnement à la parentalité,
• dispositif formation insertion.

L'ASEA-NFC recherche pour son centre médico-psycho-pédagogique (CMPP) site de Montbéliard, antenne L'Isle-Sur-Le-Doubs, un(e) assistant(e) de direction en contrat à durée indéterminée à temps plein (1 ETP), dans le cadre d'une modulation annuelle, à compter du1er septembre 2026.

Vous assurez votre mission au sein d'une structure, qui accueille en soins ambulatoires, des enfants, adolescents et jeunes adultes de 0 à 20 ans ayant des difficultés psychiques et/ou d'apprentissage, au sein d'une équipe pluridisciplinaire composée d'une trentaine de personnes (médecins, psychologues, de neuropsychologues, de psychopédagogues, d'orthophonistes, de psychomotriciens et de secrétaires).

VOS MISSIONS

Rattaché(e) à la direction, vous contribuez au fonctionnement administratif, organisationnel et RH du CMPP.

Votre rôle s'articule autour de 4 axes principaux :

Gestion administrative

• Gestion de l'agenda et du planning de la direction (logiciel VT Indivisu).
• Préparation de notes, courriers, documents institutionnels et rapports.
• Mise à jour de tableaux de bord mensuels, statistiques et données ARS/CNSA.
• Collaboration étroite avec l'équipe pluridisciplinaire, les bénéficiaires et les partenaires.
• Lien administratif avec la secrétaire de l'antenne : appui procédure, logiciel métier, transmission des informations courantes et des directives de la direction.
• Organisation du classement et archivage annuel.

Gestion courante de l'établissement

• Secrétariat courant de direction (courriers, mails génériques, diffusion d'informations).
• Planification des réunions, élaboration des ordres du jour et rédaction des comptes rendus.
• Mise à jour du calendrier institutionnel annuel.
• Suivi des fournitures : recensement des besoins, commandes, réception et pointage.
• Suivi des relations avec les fournisseurs, services techniques et informatiques.
• Mise à jour de l'inventaire de la bibliothèque.

Gestion des Ressources Humaines

• Préparation de l'accueil des nouveaux salariés (planning d'immersion, droits informatiques, information sur l'annualisation.).
• Suivi des absences, congés, annualisation, formations.
• Transmission à la direction des documents institutionnels des documents RH qui lui sont adressés (demandes d'absences, de congés, .) et enregistrement dans VT des informations (type de congés, .)
• Transmission des candidatures spontanées et échanges avec les services RH.
• Vérification et envoi des demandes de remboursements (déplacements, achats, formations).
• Mise à jour des tableaux d'affichage internes.

Appui au secrétariat médical

En soutien à l'équipe secrétariat, vous assurez ponctuellement pour garantir la continuité de service:

• l'accueil physique,
• l'accueil téléphonique,

VOTRE PROFIL

Excellentes qualités relationnelles, sens de la diplomatie et de la bienveillance.

Maîtrise de l'expression écrite et orale.

Aisance avec les outils informatiques et logiciels professionnels.

Rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriser.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Diplôme souhaité : Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) / Secrétaire de direction) Expérience souhaitée : 2 ans minimum dans un poste similaire ou fonction équivalente.