Assistant de Direction (h/f) (H/F)

Nous recherchons pour l'un de nos clients basé sur Trappes leur futur Secrétaire de Direction H/F. Un poste central et exigeant où vous êtes l'interface entre la direction de pôle, la cheffe de service, les équipes éducatives et les familles.

Ce que sera votre quotidien :

Accueil et gestion des flux

• Accueillir et orienter familles, jeunes, partenaires et professionnels en présentiel, par téléphone et par mail avec aisance et bienveillance.
• Gérer la boîte mail de l'établissement et assurer une communication claire et réactive.
• Constituer et mettre à jour les dossiers des jeunes accueillis ainsi que les plannings sur progiciel.

Gestion administrative de l'établissement

• Tenir le calendrier de fonctionnement, les agendas communs et organiser les rendez-vous.
• Assurer la gestion courante du service : affichages légaux, commandes et suivi des stocks, mise à jour du réseau commun.
• Préparer et organiser les réunions (service, partenaires, familles, formations) et en rédiger les comptes rendus après validation.
• Contribuer à l'organisation d'événements ponctuels liés à la vie de l'établissement.

Volet RH

• Contribuer à la constitution des dossiers du personnel et au suivi des contrats de travail.
• Assurer le suivi des absences, des visites médicales, des fiches horaires et des éléments variables de paie.
• Suivre le plan de formation des professionnels.

Votre profil

• Formation : BTS Assistant de direction H/F, Gestion PME/PMI ou VAE obtenu(e) impérativement exigé(e).
• Expérience : minimum 3 ans réussie en secrétariat de direction.
• Une connaissance du secteur médico-social ou associatif est un vrai plus.
• Permis B dans l'idéal
• Ce poste est exigeant.

Voici ce qui fera vraiment la différence :

• Des qualités rédactionnelles solides, vous écrivez sans fautes, clairement, avec le bon registre selon l'interlocuteur.
• Une maîtrise réelle des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda partagé, socle RH).
• Un sens aigu de l'organisation et des priorités dans un environnement où tout s'enchaîne vite.
• L'autonomie et le sens des responsabilités,
• La discrétion et la confidentialité, indispensables dans un établissement médico-social.
• La capacité à travailler en équipe, à faire le lien entre plusieurs interlocuteurs avec diplomatie.
• Un environnement de travail à taille humaine avec une direction à l'écoute.