Assistant de Direction F/H

RESPONSABILITÉS

Véritable interlocuteur entre la Direction Générale et les interlocuteurs internes/externes, l'assistant(e) de direction aura pour missions de :

• Organiser pour la Direction Générale la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers
• Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner et orienter, gérer les demandes
• Assurer la gestion des agendas de la direction générale en cohérence avec les objectifs et priorités de chaque directeur
• Gérer les déplacements ou tous autres évènements pour la Direction Générale
• Assurer l'organisation de réunions : planification, réservation de salle, invitation, préparation des dossiers
• Rédaction de courriers, comptes-rendus de réunion
• Gestion des courriers : réception du courrier entrant, tri du courrier, envois aux directions concernées, suivi des courriers transmis à la signature de la direction générale : réception, mise à la signature, correction et diffusion
• Organiser les gardes de direction : élaborer et suivre le calendrier des gardes de Directeur(trice)s, gérer la valise de garde (mise à jour hebdomadaire avec dépôt des rapports de garde) et gérer les listes de diffusion.
• Gérer les dossiers statutaires et d'évaluation des Directeur(trice)s-Adjoint(e)s, et suivre administrativement leurs congés annuels et absences.
• Prioriser les informations/dossiers à traiter pour la Direction Générale (messagerie, notes, documents, etc.).
• Être en appui dans la gestion de certaines instances ou réunions (Directoire, Conseil de Surveillance, Comité de direction, Réunion de coordination sites et pôles).
• Gérer les délégations de signature et les décisions de la direction générale.
• Gérer les fournitures au sein du secrétariat : contrôle du stock, recensement des besoins, commandes, réception et distribution ainsi que les archives de la direction générale.
• Organiser la gestion logistique pour la direction : ouverture et fermeture du service, gestion du matériel et des travaux,...

PROFIL RECHERCHÉ

Être titulaire d'une formation de niveau Bac +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou d'un diplôme équivalent.

Justifier d'une expérience en secrétariat et en gestion administrative, acquise dans le secteur public et/ou privé. Maîtriser les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques (Pack Office, Outlook).

Disposer de qualités relationnelles adaptées à la diversité des interlocuteurs et faire preuve d'un sens de l'accueil et du service.

Conditions de recrutement

Rejoindre le CHU de Toulouse c'est bénéficier :

• D'un environnement de travail de qualité au sein de l'Hôtel dieu St-Jacques, avec des facilités d'accès (crèches, transport) et avantages sociaux (CE/CGOS, aides à la mobilité)
• Restaurant du personnel et repas à emporter (4,15€ le repas)
• 25 congés + 3 jours de fractionnement et 19 RTT
• CDD de 6 mois, reconductible

I ntégrer le CHU de Toulouse, c'est participer au quotidien à une offre de soins d'excellence et de proximité en réponse aux besoins de la population.