Assistant de direction F/H

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr Mission générale :

• Assure le secrétariat de la direction Missions permanentes :
• Secrétariat technique de la CME et du Bureau de la CME en lien avec le Cabinet du Président de la CME
• Préparation et suivi des réunions des commissions issues de la CME coordonnées par la Direction des affaires médicales
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et électroniques
• Organisation des rendez-vous, réunions et tenue des agendas
• Classement et archivage numérique des dossiers
• Participation au CODIR Fédéral DAM
• Organisation des réunions de travail avec les DAM de GHU
• Participation à la réunion de Direction : suivi de l'agenda
• Référente RH
• équipe DAM (gestime ...)
• Gestion logistique de la DAM
• Gestion des réservations des salles de réunion (plateforme 3ème étage) (GoodMeeting)
• Préparation des salles de réunion (visio ...)
• Mise à jour du SharePoint de la direction
• Mise à jour des listes de diffusion de la DAM
• Transmission et suivi des préavis de grève. -Discrétion et respect du secret professionnel -Qualités relationnelles et rédactionnelles -Sens de l'organisation et esprit d'initiative -Maîtrise des techniques du secrétariat -Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Internet, post-office, SAP, Gestime) -Communiquer et rendre compte -Rigueur -Pratique de l'agenda partagé Outlook
• Connaissance de l'utilisation des divers modes de visioconférence -Gestion du stress -Travailler en équipe et en réseau Une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'AP-HP serait un atout majeur.