Assistant de direction en charge des Assemblées (H/F)

La Communauté de Communes Creuse Confluence recrute un assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) à temps complet.

Sous l'autorité de la Direction générale des services, l'assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) aura notamment pour missions :

Vos principales missions

Préparer, gérer et assurer le suivi des assemblées délibérantes :

Préparation des séances :

• Gérer la logistique : réservation de la salle et autres
• Diffuser l'information aux élus communautaires
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement de l'OJ (Bureau et Conseil Communautaire)
• Centraliser les délibérations transmises par les services et assurer la mise en forme
• Envoi de la convocation, de l'OJ et du rapport (pièces)
• Assurer le respect des délais de validation.

Déroulement des séances :

• Assister impérativement aux séances
• Noter les votes pour chaque délibération
• Vérifier les départs/arrivées des élus tout au long de la séance
• Noter les interventions des élus

Après les séances :

• Traitement des délibérations
• Application des votes, des présences, rectification des délibérations si nécessaire
• Formalités de publicité (télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage et archivages)
• Rédaction du compte-rendu et du procès-verbal

Assistant de direction :

• Appuyer la direction générale sur les aspects juridiques (veille, recherche de documentation)
• Aider à la préparation des dossiers du ou des directeurs (assistance si besoin à la réalisation)
• Traiter les réponses de mails les plus courantes en fonction de la connaissance acquise du dossier en cas d'absence de la personne qui en a la charge
• Assistance à la rédaction de documents administratifs, élaboration de tableaux divers
• Rédiger différents actes administratifs et vérifier le visa réglementaire porté sur les actes
• Rédiger des courriers simples et mettre en forme les courriers du Président et de la DGS
• Préparer et suivre des dossiers/commissions pilotés par la Direction Générale
• Préparer les supports de réunion
• Participation à l'élaboration du rapport annuel d'activités
• Rédiger des synthèses, notes et comptes-rendus

Missions secondaires :

• Accueil physique et téléphonique du public
• Gestion du courrier : réception, diffusion et traçabilité
• Saisir et mettre à jour les bases de données
• Classement et archivage des documents
• Installation de la salle de réunion et aide à la mise en place de réunions en visioconférence
• En cas d'absence, soutenir administrativement l'agent en charge du secrétariat général

Ces missions requièrent de la souplesse dans le travail et de l'adaptabilité.

Compétences ou connaissances requises :

• Connaissance de l'organisation des collectivités, du statut de la fonction publique territoriale et de l'environnement territorial
• Connaissance du fonctionnement d'une assemblée délibérante
• Maitrise des outils informatiques courants
• Maitrise des veilles informationnelle et documentaire
• Maitrise rédactionnelle et grammaticale
• Capacité à rendre compte.
• Démarrage à partir du 1er juin 2026 (tuilage)
• Envoyer lettre de motivation et CV par courriel