Assistant de direction du DGS (H/F)

RESPONSABILITÉS

Vos missions seront sous la responsabilité du directeur général des services : 1- Traitement de l'information et des dossiers physiques ou électroniques :

• Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
• Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services.
• Transmettre les documents dans les délais.
• Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
• Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails. 2
• Planification et suivi de l'activité
• Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de l'établissement.
• Gérer l'agenda du DGS et de la présidente, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
• Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels). 3
• Accueil et premier niveau de renseignement physique et/ou téléphonique des élus, partenaires et du grand public.
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
• Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d'importance.
• Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l'interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent.
• Garantir la confidentialité. 4
• Constitution de dossiers, classement et archivage de documents
• Traiter les flux de courriers entrants et sortants, notamment via l'outil dédié.
• Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
• Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
• Assembler, trier, classer et archiver des documents.
• Synthétiser et présenter des informations.
• Identifier les sources de documentations.
• Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire

PROFIL RECHERCHÉ

Savoir

• Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales

• Maîtrise des techniques d'assistanat de direction

• Techniques d'expression orale et écrite

• Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

• Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc

• .

• Maîtrise des procédures administratives

• Connaissance de l'environnement public

• Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi Savoir-faire

• Organiser d'agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités

• Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d'activité

• Maitrise de l'ensemble des outils Office 365

• Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

• Capacité à travailler en équipe

• Très bonne capacité de rédaction et de synthèse Savoir-être :

• Très bonne expression orale

• Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie, Engagement, disponibilité

• Rigueur, fiabilité et discrétion

• Esprit d'initiative, proactivité

• Réactivité et capacités d'adaptation

• Organiser, gérer, anticiper

• Evaluer des informations