Assistant de Direction BE (H/F)

ONOS Talents, cabinet de recrutement par approche directe, propose aux entreprises un accompagnement sur mesure dans leur stratégie de recrutement.

Notre client est un Bureau d'Étude spécialiste de l'enveloppe du bâtiment, situé à Marseille 11e.

Le poste

La mission principale est d'assister le directeur du Bureau d'Étude dans l'ensemble de ses missions, avec un gros focus sur les Appels d'Offres. Plus précisément, vos missions seront les suivantes :

• Garantir le secrétariat et l'assistanat de la Direction :

Réalise les travaux administratifs nécessaires au fonctionnement du service (rédaction, mise en forme des courriers et rapports, tri, diffusion, classement et archivage des documents, organisation de réunion)

Participe aux évolutions et à l'optimisation du fonctionnement du service en faisant part de ses idées d'améliorations

• Assurer la gestion des données et informations permettant le calcul, le suivi et l'exploitation des indicateurs de performance de la Direction :

Collecte, contrôle et suivi d'indicateurs,

Mise en place et utilisation d'outils de suivi

Suivi des références marchés (suivi pluri-annuel de la réalisation des marchés)

Participe au pilotage de l'activité (suivi du planning de charges, respect des délais, ?)

Réalise des études et analyses ponctuelles

• Participer à la gestion des affaires à chiffrer :

Collecte l'ensemble des pièces nécessaires à l'étude pré-identifiée d'un appel d'offre (téléchargement des appels d'offres, suivi des modifications DCE, ...)

Assure la rédaction des dossiers de candidature conformément aux attendus (références, pièces juridiques, qualibat, ?)

Participe à la rédaction des mémoires techniques

Assure la dématérialisation des réponses dans les délais

Assure la rédaction et pilote l'envoi de toutes pièces complémentaires (demandes de précision, de justification, demande de prolongation, ?

Gère les notifications de marchés (archivage, diffusion et suivi interne)

• Assurer l'intégration des bordereaux de prix et de leur mise à jour dans notre logiciel de chiffrage :

Intègre les BPU et DPGF dans SAGE à la notification des marchés

Intègre les BPU révisés à la date anniversaire des marchés

Assure la mise à jour des documents légaux sur les plateformes internet, en particulier :

Collecte les documents auprès des services comptables et RH

Réalise la mise à jour mensuelle des documents légaux sur les plateformes de veille

Profil recherché

• Titulaire d'un BTS assistant de direction ou gestion de PME-PMI ou équivalent, vous êtes dynamique, reconnu(e) pour votre réactivité et votre organisation.
• Une expérience précédente dans l'assitanat de direction dans un environnement études/travaux/BTP est nécessaire.
• Une expérience dans la réponse d'appel d'offres est pertinente.

Processus de recrutement

• Un entretien avec le directeur du Bureau d'Études, le Directeur adjoint et la DRH
• Proposition