Assistant de direction à la DSAP F/H

Situé à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie - hépatites et infections périnatales - et oncogénétique à visée thérapeutique).

Poste en CDD 6 mois

Missions générales :

- Assister le directeur des soins de l'hôpital Paul Brousse dans l'organisation quotidienne du travail

- Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.

Missions spécifiques :

- Accueil du public, ainsi que du personnel soignant de l'hôpital

- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

- Gestion de l'agenda du Directeur des Soins

- Organisation des rendez-vous, planification des réunions de direction, de service

- Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins

- Gestion appels téléphoniques et courrier

- Constitution, suivi administratifs des dossiers de recrutement

- Classement et archivages de documents numérisés et papier

- Frappe

- Élaboration de supports de communication, mise en forme et valorisation

• Prise en charge des aspects logistiques pour l'organisation des réunions de la DSAP site ou GHU.

- Contribution à l'organisation de prestations d'accueil pour des publics hospitaliers

Particularités du poste :

- Gestion des stocks de fournitures de bureau

Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site

-  Mise en oeuvre de la gestion documentaire

-  Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS

- Conception de supports de communication de la direction des soins

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

• Maîtrise des outils informatiques
• Savoir gérer un agenda
• Classer des documents
• Prendre des notes, mettre en forme des documents
• Faire des synthèses
• Préparer des dossiers

EXPÉRIENCE REQUISE

• Expérience de secrétariat de direction

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

• Bonne connaissance en orthographe et français
• Formation à l'accueil et secrétariat
• Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement
• Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc

Qualités professionnelles requises :

• Sens des relations humaines
• Discrétion
• Secret professionnel
• Sens des responsabilités
• Sens de l'organisation
• Capacité à prendre des initiatives
• Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence
• Créativité
• Rigueur
• Dynamisme
• Disponibilité