ASSISTANT D'AGENCE (H/F)

Vos missions

1. Gestion administrative et accueil

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence (clients, familles, candidats, intervenants)

Traiter et orienter les demandes entrantes (nouvelles demandes de prise en charge, réclamations, informations)

• Constituer et suivre les dossiers administratifs des bénéficiaires et des salariés
• Rédiger et mettre à jour les documents contractuels (contrats de prestation, avenants, etc.)
• Classer, archiver et assurer la conformité documentaire du dossier de l'agence

1. Gestion des plannings

• Élaborer, modifier et optimiser les plannings d'intervention des auxiliaires de vie en fonction des besoins des bénéficiaires
• Assurer la continuité de service en cas d'absence ou d'imprévu (remplacements en urgence)
• Suivre en temps réel les interventions via l'outil de télégestion / l'application dédiée
• Alerter en cas de retard, d'anomalie ou de non-réalisation d'une intervention

1. Suivi des ressources humaines de proximité

• Participer au suivi administratif du personnel intervenant (contrats, absences, congés, heures)
• Assurer un lien de proximité avec les auxiliaires de vie et remonter les besoins de formation ou d'accompagnement

1. Relation client et qualité de service

• Maintenir une relation de confiance avec les bénéficiaires et leurs familles
• Assurer le suivi de la satisfaction client et remonter les besoins d'ajustement de la prise en charge
• Participer à la gestion des réclamations en lien avec le/la Responsable d'Agence
• Veiller au respect des procédures qualité et des normes du secteur

1. Support à la gestion de l'agence

• Participer au suivi administratif et financier courant de l'agence (facturation, relances, suivi des paiements)
• Contribuer à la préparation de reportings d'activité pour la direction
• Appuyer le/la Responsable d'Agence dans les tâches de gestion quotidienne

Votre profil

Expérience :

• Une première expérience en agence de services à la personne, secteur médico-social ou fonction administrative polyvalente est un plus
• Débutant(e) accepté(e) si forte motivation pour le secteur
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et à l'aise avec les logiciels de planification / télégestion
• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités
• Bon relationnel, sens de l'écoute et de la discrétion (confidentialité des données sensibles)
• Réactivité et capacité à gérer les imprévus et les situations d'urgence
• Rigueur administrative