Assistant au Cabinet du Présent chargé des représentations (H/F)

Missions de la Direction / du service / du pôle

Le Cabinet du Président a pour mission d'assurer la coordination efficace de l'agenda du Président de la Région, en lien étroit avec :

les élus régionaux,

les collaborateurs du Cabinet,

le secrétariat du Président,

la Direction de la Communication.

Il veille notamment à l'anticipation, à l'organisation et au suivi des séquences institutionnelles et des représentations extérieures.

Missions du poste

Vous assurez la gestion et le suivi des invitations adressées au Président, ainsi que l'organisation des représentations du Président par les élus régionaux lors de manifestations extérieures.

Activités

Gestion des invitations entrantes : inscription, enregistrement dans l'agenda, propositions d'élus

En lien avec le Chef de Cabinet, sollicitation des élus pour assurer les représentations extérieures du Président

Coordination permanente avec les élus et leurs secrétariats afin de connaître leurs disponibilités

Relations avec les organisateurs d'événements : annonce des élus représentant le Président, modalités de prise de parole, déroulé, excusés le cas échéant

Sollicitation et transmission des éléments de langage, dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements des élus

Établissement mensuel des ordres de mission des élus représentant le Président

Rédaction et saisie de courriers et documents administratifs (pouvoirs, courriers divers)

Mise à jour des fichiers (contacts, élus, manifestations)

Participation à la continuité de service : échanges d'informations, remplacement ponctuel des assistantes du secrétariat du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique)

Rédaction et diffusion hebdomadaire du tableau des représentations

Classement et archivage des dossiers

Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)

Relations hiérarchiques et conditions particulières du poste :

Poste placé sous l'autorité du Directeur de Cabinet

Disponibilité horaire requise en fonction de l'activité du Cabinet

Conditions particulières du poste et avantages sociaux :

• Temps de travail 39h hebdomadaires avec RTT, horaires variables
• Télétravail possible après 3 mois de présence
• Participation employeur : complémentaire santé et prévoyance, frais de transport, restauration
• Rémunération comprenant : régime indemnitaire, prime de présentéisme, supplément familial de traitement (le cas échéant)
• Véhicule de service intégré à la flotte automobile du site

Savoir

Formation de type BTS Assistant de direction (souhaitée)

Expérience professionnelle d'au moins 2 ans en secrétariat de direction (souhaitée)

Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales

Savoir-faire

Capacité à rendre compte à la hiérarchie

Capacités d'adaptation et de priorisation

Excellentes capacités rédactionnelles

La pratique de la langue allemande constitue un atout

Savoir-être

Intérêt marqué pour l'actualité régionale

Excellentes aptitudes relationnelles

Esprit d'équipe

Capacité de prise d'initiatives

Réactivité et sens des responsabilités

Discrétion absolue

Rigueur et sens de l'organisation