Assistant / Assistante formation H/F (H/F)

Le poste Au sein de la Direction Territoriale, vous intervenez en tant qu'assistant(e) formation avec un rôle transverse, en interaction à la fois avec les apprenants et les entreprises partenaires. Vous accordez une attention particulière à la gestion administrative, tout en faisant preuve d'un réel sens du service et de la relation client. Les missions Gestion et recrutement des stagiaires - Accueillir et informer les prospects/stagiaires (accueil téléphonique et physique) - Traiter les demandes, qualifier les besoins et orienter les candidats - Mettre à jour les outils de suivi et bases de données - Réceptionner les candidatures, contrôler et relancer les pièces manquantes des dossiers - Gérer l'envoi des convocations et courrier relatifs aux évènements de recrutement - S'assurer du suivi des financements et inscriptions avant l'entrée en formation Suivi administratif des stagiaires et actions de formations - Finaliser l'inscription et la contractualisation en inscrivant les stagiaires sur les plateformes de suivi et outils métiers - Saisir et valider les heures de formation, les absences et les assiduités sur les plateformes dédiées - Envoyer les convocations aux certifications et inscrire les stagiaires et les résultats sur les plateformes dédiées - Gérer les abandons de formation - Formaliser et envoyer les courriers/mails aux stagiaires pour absences, recadrage, avertissement via l'outil métier - Contribuer aux conseils pédagogiques, bilans et commissions en lien avec les formations - Assurer le lien avec les prescripteurs, employeurs et institutions - Réaliser l'archivage et la classification - Suivre l'organisation logistique et la gestion de la facturation - Préparer et diffuser les documents nécessaires aux formations Communication et coordination avec les parties prenantes - Gérer les échéances administratives - Extraire et contrôler les données du chiffre d'affaire - Assurer un reporting administratif régulier - S'assurer du respect des process qualitéet contribuer à l'amélioration continue, notamment en respectant les normes Qualiopi - Collaborer avec les équipes internes - Effectuer des tâches de secrétariat général - Assurer le suivi des demandes des partenaires Profil recherché Formation et Expérience De formation bac +2 à bac +3 dans les secteurs de la formation, de l'assistanat, des ressources humaines, ou équivalent, vous disposez d'une expérience de 2 ans sur des fonctions similaires, idéalement dans le secteur de la formation. Expertise métier * Gestion administrative d'une action de formation * Connaissance des dispositifs de formation et de financement * Utilisation des outils de gestion de la formation * Gérer les dossiers de candidature * Mise à jour des bases de données * Gestions des priorités et des urgences * Respect des procédures et des délais Savoir-être professionnel * Rigueur et sens de l'organisation * Sens du service * Aisance relationnelle * Réactivité et adaptabilité * Savoir faire preuve de discrétion Environnement de travail et avantages Type de contrat : Contrat à durée indéterminé -Temps plein Statut : Technicien Date de début prévue : Dès que possible Rémunération : 26-29k annuel brut Localisation : Gouvieux Télétravail ponctuel autorisé Tickets restaurant Remboursement transports à 50% Mutuelle entreprise Accès au CSE dès votre prise de poste Action logement