Assistant/ Assistante du Responsable de site (H/F)

1. Gestion du Personnel, des Prestataires et de la Communication Externe

Communication et Coordination des Besoins Externes

• Servir d'interlocuteur principal auprès des partenaires afin de garantir l'adéquation et la continuité de la mise à disposition de la main-d'œuvre.
• Organiser et participer à des réunions régulières avec les partenaires afin de discuter des besoins et d'assurer le suivi des partenariats.
• Assurer la traduction (français, anglais, chinois) lors des réunions ou selon les besoins, afin de garantir une communication fluide et précise.
• Anticiper les besoins en personnel en fonction des exigences des différents services et transmettre rapidement les demandes.

Suivi des Données et Conformité des Temps

• Compiler et analyser les données d'heures travaillées en début et en fin de semaine/mois, puis transmettre les statistiques aux prestataires pour la facturation.

Gestion des Dossiers et Distribution de Matériel

• Gérer l'organisation et la mise à jour des dossiers du personnel temporaire (pièces d'identité, certificats médicaux) afin de maintenir leur conformité légale.
• Assurer la distribution des équipements de protection individuelle (EPI) , et vérifier la conformité du matériel de sécurité fourni par les prestataires.

Formation d'intégration

• Mettre à jour le contenu de la formation d'intégration pour les nouveaux arrivants.

1. Support à la Conformité et à la Sécurité de l'Entrepôt

Normes de Qualité

• Assister la Responsable du site dans la mise en œuvre des exigences 6S.
• Mener des rondes d'inspection régulières pour vérifier la conformité du stockage des marchandises.

Sécurité et Contrôle d'Accès

• Mettre en œuvre les contrôles de sécurité quotidiens du site et assurer le suivi des points de non-conformité avec les équipes.
• Tenir à jour le registre des accès des visiteurs et assurer la délivrance ainsi que l'enregistrement des badges.

1. Soutien Opérationnel et Logistique du Site

Gestion des Chariots Élévateurs

• Mener l'inventaire journalier des chariots (état, charge, niveau de la batterie) et consigner les problèmes pour la maintenance.

Gestion des Approvisionnements

• Soumettre les demandes d'achat de l'entrepôt au service administratif et assurer la communication sur le suivi des commandes.
• Suivre l'état des stocks de consommables, anticiper les besoins d'achat et gérer les retours de stock en fin de mois avec le service administratif.
• Enregistrer les nouvelles livraisons de matériel et de consommables, et assurer la communication interne sur leur disponibilité.

1. Coordination Administrative et Processus

Communication Administrative et Interne

• Suivre l'avancement des projets d'ingénierie et de maintenance du site.