Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Mission :

Coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, de logistique courante et de ressources humaines (dossiers stagiaires), informer et accueillir les interlocuteurs, assurer l'organisation logistique de réunions

Activités

• Secrétariat d'unité / logistique courante :

Assurer l'accueil du laboratoire

Réceptionner et distribuer le courrier ; organiser les départs courrier et colis avec les expéditeurs du laboratoire

Réceptionner, enregistrer et distribuer les colis ; en faire le rapprochement sur le Service Fait pour les commandes passées pour l'équipe administrative et la direction

Gérer l'adresse mail et l'archivage du secrétariat

Opérer des actes administratifs et de gestion courante (notes, affichages, pages intranet du CEFE, saisies informatiques dans applications CNRS, …)

Assurer la logistique courante de premier niveau du laboratoire et les achats pour la direction/administration

Organiser la logistique de réunions programmées par la direction

Gérer les processus d'élections internes avec l'administratrice d'unité

• Assistanat de direction :

Seconder la directrice dans l'organisation de réunions ou d'évènements portés par le CEFE, et dans le suivi de dossiers spécifiques

Organiser ses déplacements et gérer son agenda

Représenter la direction dans des commissions ou groupes de travail internes

• Ressources Humaines :

Gérer en autonomie les dossiers RH « stagiaires » du CEFE, en interagissant avec la gestionnaire RH du laboratoire, l'administratrice et les personnels des services dédiés de nos tutelles

Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ; Suivre l'évolution de la réglementation.

En support du service RH du CEFE :

Mettre en œuvre et suivre des dispositifs / processus RH génériques (par exemple : réceptionner et traiter les demandes de formations « papier » pour signatures)

Accueillir, accompagner et informer les personnels (informations restaurants administratifs - procédures internes RH - diffusion listes mensuelles du personnel)

• Activités communes :

Réaliser des tableaux de bord de suivi, suivre des indicateurs, produire des bilans et des statistiques

Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l'unité