Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Au sein d’un centre de travaux, vous travaillez dans une équipe administrative composée de deux assistantes.

Vous êtes rattaché(e) au Directeur et vous êtes amené(e) à travailler en support aux équipes travaux et responsables de service.

Vos missions principales seront :

• L’établissement des situations de travaux et de la facturation clients pour plusieurs secteurs d’activités,
• La réalisation des déclarations de sous-traitants et des contrats de sous-traitance incluant la mise à jour des documents administratifs sur les sites dédiés,
• La rédaction de tous les courriers notamment la gestion et le renvoi des ordres de service des clients, les demandes d’Opérations Préalables à la Réception des Travaux et autres courriers divers pour les besoins du centre.

Vous serez également chargé(e) d’assurer le pilotage et la répartition des tâches de deux assistantes administratives :

• La gestion des appels téléphoniques,
• L’accueil physique de l’ensemble des visiteurs,
• La gestion du courrier (arrivée/départ)
• La préparation de dossiers d’appels d’offres et dépôt sur les plateformes dédiées.
• Les opérations de secrétariat courantes tels que l’archivage papier et la dématérialisation de documents, mise en forme de documents pour les différents services,
• La réalisation des DICT.