Assistant / Assistante de gestion administrative

Sous l'autorité du chef de la compagnie de Mauriac, sans déplacement systématique, (quotité 20 %), l'agent en poste est chargé du secrétariat du centre d'incendie et de secours de Mauriac. Sous l'autorité du chef du service formation/sports (quotité 20 %), l'agent en poste est chargé du secrétariat / relais du coordonnateur formation de la compagnie d'Aurillac et en complément de l'agent affecté dans ce service de la saisie des manœuvres et du suivi des dossiers administratifs des dossiers des stages de formation. Missions / conditions d'exercice : Secrétariat du CIS d'Aurillac : - Accueil physique et téléphonique - Prise de rendez-vous du chef de CIS et de son adjoint - Rédaction, frappe et mise en forme et traitement de courriers divers - Archivage - Suivi des dossiers administratifs des SPV - Contrôle et transmission des pièces relatives aux accidents du travail vers le service RH - Suivi des visites médicales - Gestion des propositions des médailles d'honneur des SPV du CIS - Préparation des dossiers à l'ordre du jour, secrétariat, participation et prise de notes lors des séances du Comité de Centre - Gestion de la réservation des salles de cours et des véhicules du CIS - Mise à jour de tableaux de suivi, bases de données Suivi comptable : - Suivi et mise à jour des documents relatifs à la gestion du budget du CIS : Bons de commandes, engagements, lettre de commande - Gestion du budget « fournitures administratives » : Commandes, réception. Contrôle livraison Secrétariat de la Compagnie d'Aurillac : - Secrétariat / relais du coordonnateur formation de la compagnie. - Suivi du recrutement des SPV. - Rédaction courriers divers, convocations, attestations, diplômes formations SPV Secrétariat du CIS de Mauriac : - Accueil physique et téléphonique - Frappe, mise en forme de courriers - Enregistrement et transmission des différents courriers arrivant au CIS - Suivi des dossiers administratifs des SPV - Préparation et suivi des dossiers de candidatures pour les sessions de recrutement de la compagnie - Tenue d'une base de données servant à la gestion des formations initiales (FI) de la Compagnie - Suivi du planning des formations de la compagnie se déroulant sur le CIS - Gestion des véhicules réservés dans le cadre des formations ou déplacements divers - Transmission et suivi des arrêts maladie au SSSM - Gestion de la réservation de la salle d'instruction - Rédaction courriers divers, convocations, attestations, diplômes formations SPV - Suivi, en transversalité avec le groupement ressources, du carburant des CIS Mauriac et d'Anglards-de-Salers, des demandes logistiques émanant des CIS de la compagnie (expérimentation en cours : avec un tableur partagé, le CIS demande une réparation (ou autre prestation LOG) et la compagnie assure la prise en charge et surtout contrôle l'exécution de la prestation), - Programmation, en liaison avec le CIS demandeur, du convoyage des véhicules devant aller en réparation via le pool ESD. - Assistance auprès du ou des chefs de CIS qui en feraient la demande avec possible déplacement sur ½ journée ou 1 journée sur site Suivi administratif - Service formation/sports : - Saisie des manœuvres et du suivi des dossiers administratifs des dossiers des stages de formation (convocations, diplômes, préparation du paiement des indemnités) en complément de l'agent affecté dans ce service Poste à pourvoir le 15/06 Limite des candidatures le 22/05 - Merci de fournir un CV et une lettre de motivation