Assistant / Assistante de direction (H/F)

Missions

Gestion d'agendas complexes et mouvants, organisation des rendez-vous et anticipation des éventuels changements.

• Organisation des réunions, visioconférences et déplacements en France comme à l'international.
• Suivi des boîtes mail, identification des demandes prioritaires et transmission des alertes aux avocats concernés.
• Prise en charge de l'ouverture des dossiers : collecte des informations, réalisation des contrôles de conflits, création des dossiers et préparation des lettres d'engagement.
• Mise à jour des dossiers clients et contrôle de la fiabilité des informations enregistrées dans les outils du cabinet.
• Mise en forme, relecture et modification de documents, courriers, présentations et échanges en français comme en anglais.
• Classement et archivage électronique et physique des documents.
• Saisie des temps des avocats et contrôle de leur bonne imputation dans les dossiers.
• Préparation et suivi de la facturation en coordination avec le service financier.
• Suivi des encours, des débours, des notes de frais et des éventuelles relances clients.
• Mise à jour des contacts et des bases de données du cabinet.
• Suivi des échéances et circulation des informations au sein de l'équipe.

Environnement

Département M&A.

• Accompagnement quotidien d'associés et d'avocats.
• Utilisation régulière de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Coordination avec le service financier et les autres fonctions support du cabinet.
• Gestion de dossiers confidentiels dans un environnement exigeant.

Description du profil

Profil

Expérience confirmée en assistanat de direction acquise en cabinet d'avocats.

• Une expérience au sein d'un département Corporate ou M&A serait appréciée.
• Anglais bilingue indispensable, à l'écrit comme à l'oral.
• Excellente maîtrise du français et solides qualités rédactionnelles.
• Maîtrise du Pack Office, notamment des fonctions avancées de Word et PowerPoint.
• Rigueur, discrétion et sens de la confidentialité.
• Organisation, réactivité et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Sens du service, autonomie et aisance relationnelle.