Assistant / Assistante de direction (H/F)

ESAT se situant à Cuers recherche une/e assistant/e de direction.

Missions & Activités :

• Accueil et standard

• Accueil physique du public

• Standard téléphonique

• Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier papier et emails

• Diverses autres tâches de secrétariat ponctuelles suivant les besoins

• Gestion commerciale

1° Fournisseurs

• Préparation règlements et suivi fournisseurs
• Remise à la comptabilité pour enregistrement et paiement par virement
• Traitement réclamations fournisseurs

2° Clients

• Vérification des bons de commande et de livraison correspondants

• Facturation mensuelle chronologique via le logiciel GESTION COMMERCIALE

• Envoi des factures aux clients et transmission de la copie à la comptable, archivage

• Saisie et suivi des échéances des contrats clients, devis (espaces verts et voirie, et restaurant), demandes de prix

• Révision tarifaire annuelle et suivant calculs contractuels spécifiques selon le client

• Gestion administrative des dossiers d'appel d'offres et contrats

• Achats

• Réception et traitement des demandes d'achats du personnel

• Gestion administrative des salariés de l'ESAT (en lien avec le service RH, comptabilité et paie du siège)

• Planification des visites médicales périodiques et suivi des échéances

• Suivi des absences, maladies, récupérations, congés

• Déclarations d'Accident de Travail et mise à jour du Document Unique

• Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances

• Contrôle du fichier des repas mensuellement

• Gestion administrative des Travailleurs Handicapés de l'ESAT (en lien avec le service comptabilité et paie du siège)

• Dossiers d'embauche : DPAE, constitution du dossier, création contrat de soutien + toutes les formalités d'embauche

• Suivi des entrées, sorties, suivi notifications MDPH, comptes rendus, etc. logiciels/sites : OGIRYS et ViaTrajectoire

• Suivi des absences, maladies, récupérations, congés

• Déclarations d'Accident de Travail et mise à jour du Document Unique

• Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances

• Dossier Prévoyance

• Conventions de stage ou Mise à Disposition

• Planification des visites médicales et suivi des échéances

• Constitution des dossiers d'affiliation à la mutuelle

• Attestations employeur, courriers à la MDPH, mise sous pli des bulletins de salaire

• Volet institutionnel de l'ESAT

• Bilan d'activité annuel, enquêtes

• Actualisation des documents institutionnels (règlement de fonctionnement, livret d'accueil, projet d'établissement)

• Organisation du Conseil de la Vie Sociale du Pôle Travail

• Autres activités

• Organise et coordonne la transmission des informations sur les différents ateliers

• Veille au respect des procédures administratives, en lien avec la direction

• Rédige, informe et diffuse les notes d'informations, divers comptes rendus institutionnels

• Suivi et mise à jour des tableaux de bord

• Soutien administratif de l'équipe

• Déclaration et suivi des dossiers d'assurance

Profil

Qualification & Expérience

• BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent
• Expérience préalable sur un poste de secrétaire/assistante de direction
• Expérience préalable dans le médico-social et en ESMS type ESAT, EA, IME est un atout

Compétences

• Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) et systèmes d'information (SILAE, GEST COMM, OGIRYS par exemple)
• Organisation du travail, planification et rigueur
• Bonne capacité rédactionnelle
• Sens du contact et du service, bonne expression orale
• Savoir faire preuve de réactivité et dynamisme, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, d'un esprit d'équipe et de résistance au stress
• Sens des responsabilités, la discrétion et confidentialité et sensible à la RGPD
• Savoir adapter une approche relationnelle l'égard des travailleurs handicapés