Assistant / Assistante de direction générale (H/F)

Rattaché(e) au Directeur Général, vous contribuerez au bon fonctionnement de la Fondation, à la coordination des instances de direction et au suivi des projets stratégiques.

Les missions

Organisation et coordination de la Gouvernance et assistance au Directeur Général

• Organiser les réunions du Conseil d'Administration, du Bureau, de l'Assemblée Générale et des différentes commissions ou groupes de travail
• Préparer et participer aux réunions du COMEX, du CODIR et aux séminaires de direction
• Élaborer les calendriers annuels des instances et gérer l'agenda du Directeur Général
• Organiser les rendez-vous, déplacements et représentations institutionnelles
• Préparer les convocations, les dossiers / supports de réunion et assurer la diffusion des documents préparatoires
• Produire des tableaux de bord de pilotage à destination du Directeur Général
• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus, procès-verbaux et relevés de décisions
• Assurer le suivi des décisions prises et des plans d'actions associés en respectant les échéances stratégiques de la Direction Générale (relances et consolidation les états d'avancement)
• Assurer le suivi des sollicitations internes et externes
• Être l'interlocuteur administratif privilégié des administrateurs et des membres des instances

Pilotage et coordination des projets stratégiques

• Assurer le suivi du plan stratégique et des dossiers opérationnels de la Fondation
• Contribuer à la coordination des projets transversaux portés par la Direction Générale et faciliter la communication entre services
• Identifier les risques, points de vigilance ou retards et proposer des actions correctives

Gestion documentaire et qualité administrative

• Garantir l'organisation et la fiabilité des espaces documentaires de la Direction Générale
• Assurer l'archivage physique et numérique des documents stratégiques
• Veiller à la traçabilité des décisions et des documents de gouvernance
• Mettre à jour les référentiels documentaires liés aux instances et aux projets stratégiques
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs de la Direction Générale

Profil recherché

Formation et Expérience

De formation bac +3 à bac +5 en gestion, administration, management, sciences politiques, ou équivalent, vous disposez d'une expérience de 3 à 5 ans sur des missions de coordination, de gestion de projets, d'assistanat de direction générale ou de gouvernance.

Expertise métier

• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse
• Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus
• Gestion de projet et suivi de plans d'actions
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Capacité à construire des tableaux de bord et outils de pilotage
• Organisation et gestion des priorités
• Fiabilité dans l'organisation et le pilotage d'activités
• Respect des échéances

Savoir-être professionnel

• Discrétion et confidentialité absolues
• Sens de l'organisation et rigueur
• Capacité d'anticipation
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Autonomie et sens des responsabilités
• Esprit d'initiative
• Capacité à travailler dans un environnement en transformation

Environnement de travail et avantages

Date de début prévue : Dès que possible

Télétravail occasionnel

Tickets restaurant

Remboursement transports à 50%

Mutuelle entreprise

Accès au CSE dès votre prise de poste