Assistant / Assistante de direction

Nous sommes un Cabinet d'ingénierie (MOE, AMO, Contractant Général) en immobilier pro, basé à Biarritz, actif en France pour le neuf et la rénovation.

Activités principalement dans les Landes (40), Pyrénées-Atlantiques (64), Hautes-Pyrénées (65), sud Gironde (33) et partout en France pour l'AMO.

VOS MISSIONS

1. Administration générale

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs
• Gestion des appels, des courriels et du courrier
• Classement et archivage des documents
• Gestion des fournitures et des relations avec les fournisseurs

1. Gestion administrative et financière

• Création et mise à jour de la base fournisseurs
• Saisie des factures fournisseurs dans l'ERP GX
• Dépôt des pièces comptables sur Pennylane
• Émission des factures clients
• Relance des règlements clients

1. Ressources Humaines

• Accueil administratif des nouveaux collaborateurs
• Gestion des relations avec la mutuelle
• Préparation et transmission des variables de paie
• Commande des titres-restaurant
• Gestion des chèques vacances et CESU
• Organisation des formations et suivi des financements auprès de l'OPCO

1. Santé - Sécurité

• Mise à jour du Document Unique (DUERP)
• Organisation des contrôles réglementaires des installations électriques.
• Suivi des vérifications annuelles des extincteurs
• Veille au respect des obligations réglementaires

1. Communication

• Mise à jour des supports de communication (site internet, plaquettes, panneaux de chantier.)
• Création de visuels sur Canva
• Animation des réseaux sociaux
• Organisation des événements de l'entreprise (repas de fin de chantier, inaugurations, etc.)

1. Moyens généraux et amélioration continue

• Gestion administrative du parc automobile
• Gestion des déplacements
• Participation au développement et à l'animation des outils métier (ERP GX, KALITI.)
• Participation et animation au suivi de la démarche qualité ISO 9001

MISSIONS DE SUPPORT AUX AFFAIRES

• Préparation des propositions commerciales
• Constitution des dossiers de consultation
• Préparation des marchés et commandes
• Vérification des pièces administratives avant signature des marchés, commandes et avenants
• Dépôt des documents contractuels sur YOUTRUST et suivi des validations
• Gestion et dépôt des documents administratifs des chantiers (DOC, DT, DICT, DAACT.)
• Saisie des factures fournisseurs liées aux opérations

RELATIONS DE TRAVAIL

Interne (Direction & Responsables de projets)

Externe (Clients, Fournisseurs/Partenaires, Cabinet comptable, OPCO, organismes de formation, Organismes sociaux (médecine du travail, Mutuelle.)

OBJECTIFS DU POSTE

• Garantir un fonctionnement administratif fiable et efficace
• Assurer un support de qualité aux équipes opérationnelles
• Contribuer à la satisfaction des clients et des partenaires
• Participer à l'amélioration continue des processus
• Représenter les valeurs de l'entreprise dans l'ensemble des missions confiées

NOS VALEURS

Simplicité, Écoute, Confiance, Engagement, Exigence

COMPÉTENCES REQUISES Techniques & personnelles:

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Utilisation d'un ERP
• Connaissances administratives, comptables et RH
• Maîtrise de Canva et des outils de communication
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Sens de l'organisation et gestion des priorités
• Rigueur
• Organisation
• Polyvalence
• Autonomie
• Discrétion et confidentialité
• Réactivité
• Esprit d'équipe
• Sens du service
• Curiosité
• Force de proposition

VOS AVANTAGES

CDI 37h25, 2 mois de période d'essai renouvelable

Salaire selon expérience sur 13 mois Mutuelle (famille) 100% à charge de l'employeur

Tickets restaurants:13€ (50% à charge du salarié)

13 RTT

Période congés annuels : 1 semaine à Noël et 2 sem. en Août

Chèque vacances

Chèque CESU: 100% à charge de l'employeur)

Vos horaires:

• Lundi à jeudi : 8h30 à 12h30 et 14h à 17h30
• Vendredi : 8h30 à 12h30 et 14h à 17h15