Assistant / Assistante de charte intercommunale ou de contrat de pays (H/F)

Missions

Avant-vente

Réception des opportunités commerciales dans UpSales

Participation au suivi des offres en cours

Coordination et gestion de projets de formation

Création, mise en place et suivi des sessions de formation de bout en bout

Rédaction et gestion des documents administratifs (conventions, convocations, feuilles d'émargement, attestations, certificats)

Suivi et mise à jour des plannings de formation

Planification des ressources internes et externes en coordination avec les chefs de projet ou clients

Commande et gestion des supports de cours

Gestion logistique des formations présentielles (accueil, pauses, restauration)

Gestion des salles mobiles et de leur logistique (transport A/R)

Location de matériels et de salles (off-site)

Optimisation des déplacements (hôtels, véhicules, transports)

Enregistrement et suivi des formations dans GestForm et outils de planification

Gestion des relations avec les stagiaires, formateurs et partenaires

Participation à l'élaboration et à la mise à jour des plannings et programmes de formation

Gestion des POEI

Rédaction des documents réglementaires (charte droits et devoirs, règlement intérieur, contrats de formation)

Relation avec les prestataires

Participation au sourcing et au choix des prestataires et formateurs

Mise à jour de la base de données formateurs

Demande de référencement de nouveaux fournisseurs

Rédaction des lettres de mission

Transmission et validation des commandes de sous-traitance

Réception et traitement des factures de sous-traitance

Relances auprès de la comptabilité fournisseurs

Facturation, financements et relations OPCO

Participation au montage et au suivi des dossiers de financement

Saisie des éléments de session dans GestForm pour l'édition des conventions OPCO

Gestion des feuilles de présence (édition, envoi, récupération et archivage)

Demande de facturation auprès de l'ADV et constitution des dossiers complets OPCO / clients

Saisie des avancements dans les outils de suivi (Geiser View)

Demandes de provisions, CCA et levées de provisions auprès du contrôle de gestion

Suivi qualité

Envoi, réception et analyse des évaluations à froid

Suivi de l'efficacité des formations, des organismes et des intervenants

Le profil recherché

Étudiant(e) en MBA gestion de projets ou équivalent, à la recherche d'une alternance de 24 mois

Intérêt pour les métiers de la formation, la coordination de projets et les environnements multi-interlocuteurs

Organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de plusieurs dossiers simultanément

Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et outils de gestion / ERP (GestForm, CRM, planning appréciés)

Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles, sens du service

Esprit d'analyse et appétence pour le suivi administratif, financier et qualité

Se former en alternance chez MBway Toulouse

École de commerce tourné vers l'alternance, MBway Toulouse (du Bac +4 au Bac +5) forme des professionnels opérationnels et engagés. Cette opportunité vous permet de préparer un MBA Management de Projet, en lien direct avec les besoins du terrain.