Assistant artistique et institutionnel Femme/Homme (H/F)

Sous l'autorité directe du Président-directeur, l'assistant artistique et institutionnel intervient dans l'ensemble des affaires courantes, sur la dimension artistique et culturelle de ses activités (projets de créations, relations avec des interlocuteurs du domaine artistique et culturel, tournées, etc.) ainsi que sur la gestion de ses obligations institutionnelles. La personne en poste aura pour mission de :

1. ASSURER L'ASSISTANCE EXECUTIVE ET LA GESTION DES AFFAIRES COURANTES DE LA PRÉSIDENCE

• Gérer les messages, les appels téléphoniques et optimiser l'agenda du Président-directeur.
• Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et événements en lien avec les directions concernées.
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus en français et en anglais, ainsi que des discours et interventions publiques.
• Organiser les déplacements, élaborer les feuilles de route et gérer les ordres de mission ainsi que le suivi des frais et de la carte affaires.
• Assurer le suivi budgétaire et comptable des dépenses engagées par la Présidence, ainsi que l'archivage des documents.

1. PRÉPARER ET SUIVRE LES DOSSIERS STRATÉGIQUES ET INSTITUTIONNELS

• Effectuer des recherches documentaires et préparer les dossiers pour les réunions, rencontres ou interventions à dimension institutionnelle.
• Rédiger des notes de synthèse et des documents d'aide à la décision.
• Assurer l'organisation logistique de réunions, déjeuners ou dîners de travail.

1. COORDONNER LES PROJETS ARTISTIQUES ET LES RELATIONS PROFESSIONNELLES

• Assurer le relais entre le Président-directeur et les partenaires artistiques et culturels (producteurs, coproducteurs, programmateurs, institutions, partenaires français et internationaux).
• Participer à la préparation et au suivi des projets artistiques portés ou accompagnés par la direction, en lien avec les équipes de production.
• Assurer la réception, le classement, la préparation des supports d'examen et le suivi des propositions artistiques adressées à la direction.
• Préparer la présence du Président-directeur lors des tournées ou événements professionnels et le représenter ponctuellement lors de réunions ou instances.

PROFIL RECHERCHÉ

FORMATION - EXPÉRIENCE

Formation supérieure avec une expérience étendue notamment dans l'assistance administrative cadre de haut niveau. Une connaissance approfondie du monde culturel, de la danse, de ses acteurs et de ses réseaux est indispensable.

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES RECHERCHÉES

• Sens de l'organisation, de la méthode et rigueur organisationnelle
• Autonomie dans le travail et esprit d'initiative
• Aptitude réelle au pilotage et à la coordination transversale et opérationnelle
• Compétences rédactionnelles avérées et excellente mise en forme des contenus
• Qualités de communication à l'oral, qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• Maîtrise de la langue anglaise
• Maîtrise des outils informatiques fondamentaux (Mailing, Word et Excel)
• Sensibilité artistique et connaissance du spectacle vivant
• Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse
• Sens des relations institutionnelles, capacité à recevoir, représenter et animer
• Rigueur, réactivité, capacité d'adaptation et fluidité dans la communication
• Discrétion absolue et respect du devoir de réserve

DATE DE PRISE DE FONCTION : Dès que possible.

HORAIRES ET

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Cadre forfait jours

Avantages : tickets restaurant (11.96 €), télétravail et allocation forfaitaire de télétravail (2.60€/jour), forfait mobilité durable (800 €), 9 jours ouvrés de congés conventionnels

(en plus des congés payés), 12 RTT par an pour les statuts cadre et agent de maitrise, mutuelle et prévoyance avantageuse.