Assistant ADV - planification H/F

Description du poste

Rattaché(e) directement aux équipes opérationnelles et techniques, vous prenez en charge la planification des interventions, le suivi administratif des dossiers, la relation client et la préparation de la facturation. Vous occupez un rôle central dans l'organisation quotidienne de l'activité, à l'interface entre les clients, les techniciens, les équipes opérationnelles et les services administratifs. Sur le volet planification et coordination, vous organisez et mettez à jour les plannings d'intervention des équipes terrain, gérez les priorités et adaptez l'organisation en fonction des urgences, indisponibilités et imprévus, en effectuant les replanifications nécessaires. Vous assurez la coordination quotidienne avec les équipes techniques, leur transmettez les informations utiles à la réalisation des interventions, puis recueillez leurs retours pour en assurer le suivi administratif. Côté relation clients, vous gérez les appels entrants et sortants, informez les clients sur l'avancement de leurs demandes, et effectuez les relances nécessaires auprès des clients, partenaires et équipes internes. Vous êtes leur interlocuteur ou interlocutrice au quotidien, garant(e) d'un suivi réactif et fiable des dossiers. Sur l'administration et la facturation, vous constituez, contrôlez et mettez à jour les dossiers administratifs, en vérifiant la présence et la conformité des pièces requises. Vous préparez les éléments de facturation et en assurez le suivi : contrôle, transmission, relances simples et traitement de premier niveau des écarts ou litiges. Vous mettez également à jour les outils de suivi et contribuez au reporting d'activité. Vous êtes titulaire d'un Bac +2 en assistanat, gestion, administration ou commerce, ou vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire (ADV, planification, gestion administrative, facturation ou relation client). Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers de front en sachant établir les priorités. À l'aise au téléphone et dans la relation avec les autres, vous savez faire preuve de réactivité face aux imprévus et travailler en autonomie tout en collaborant étroitement avec une équipe. Une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques est attendue ; la maîtrise d'Excel ainsi qu'une première expérience en planification d'interventions ou en facturation constituent des atouts. Aucune connaissance préalable du secteur de l'IRVE n'est requise : les spécificités du métier s'acquièrent à la prise de poste. Ce poste polyvalent, au coeur de l'activité opérationnelle, offre des missions concrètes mêlant organisation, relation client et gestion administrative, des échanges quotidiens avec les équipes terrain et opérationnelles, ainsi qu'une réelle autonomie dans l'organisation et le suivi des dossiers.

Métiers associés

• Assistant / Assistante administration des ventes