Assistant administratif petite enfance (H/F)

Nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve dans le cadre d'un CDD de remplacement pour une durée de 1 mois, éventuellement renouvelable.

Missions de :

• Accueil de premier niveau des familles
• Assistance administrative du service
• Participation à la gestion des présences d'enfants notamment pour les accueils occasionnels

Activités

ACCUEIL DE PREMIER NIVEAU EN EAJE

• Accueillir les parents et les enfants à l'entrée de la structure : prise d'information et transmission à l'équipe de direction et de terrain en cas d'absence ou d'indisponibilité, notification des arrivées précoces / retards demandés par la famille, orientation des parents en recherche de mode de garde vers le PIF Petite enfance ou le RAM
• Accueil téléphonique : renseignements et réorientation vers les interlocuteurs pertinents (direction des structures, PIF voire responsable Petite enfance), prise de rendez-vous des familles avec l'équipe de direction
• Vérification de l'utilisation par les familles des systèmes de pointage automatisés en début et fin de journée, avec les membres de l'équipe de direction
• Participation à la gestion des accueils occasionnels : relance téléphonique, suivi des coupons des familles demandeuses

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU SERVICE

• Création et suivi des dossiers « enfant »
• Vérification des pointages avant facturation
• Gestion du planning trimestriel de présence des enfants
• Saisie des dossiers et contrats des familles sur CONCERTO
• Mise à jour des dossiers familles 2 fois par an pour reconduction des contrats janvier et fin août
• Réactualisation des données en cas de changements (nouvelle année fiscale pour les tarifs, naissance, date de validité des assurances, fin de contrats)
• Classement des documents fournis par les familles et transmission à l'équipe des documents relatifs à l'accueil du nouvel enfant (fiche d'adaptation, fiche de liaison, fiches des répondants)
• Édition et transmission des plannings quotidiens de présence des enfants
• Appui aux équipes de direction pour la commande de repas avec le prestataire
• Saisie de bons de commandes (restauration, hygiène/entretien et papeterie)
• Suivi et réception des commandes
• Gestion des plannings d'occupation de bureaux en fonction des besoins
• Archivage des dossiers de la crèche
• Confection d'affichages pour transmission d'informations aux familles
• Préparation des documents essentiels au regroupement sur le multi-accueil Louise Michel et saisie des familles en demandant l'inscription
• Saisie et suivi des consommations de couches (tableur excel)

SECRÉTARIAT

• Prise de rendez-vous / gestion des agendas
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Création de documents (courriers, .),
• Contribution aux processus d'archivage des dossiers

Compétences requises

Savoirs : Connaissance des modes de gardes sur la commune

Connaissance sur les équipements petite enfance de la commune

Savoir-faire : Vraie appétence pour le travail au quotidien sur les logiciels

Maîtrise du logiciel OPUS CONCERTO

Savoir-être : Patience, Diplomatie, Discrétion, Adaptabilité, Anticipation

Réactivité pour gérer l'urgence et l'imprévu, Travail en équipe

Positionnement

Liens hiérarchiques : sous l'autorité de la directrice de l'EAJE (n+1) et de la responsable Petite Enfance (n+2)

Liens fonctionnels : coordination déléguée petite enfance, équipes de direction des EAJE, responsable du relais petite enfance, familles (suivi contrat, gestion des accueils occasionnels), prestataire restauration

Particularités (contraintes/difficultés ou autres.) :

Certaines périodes de congés imposés

Participation aux journées pédagogiques du service et de la structure selon les thématiques abordées

Réunion d'équipe environ 6 fois /an en soirée

Confidentialité et neutralité dans les rapports aux familles du territoire