Assistant administratif petite enfance 50% (H/F)

Nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve dans le cadre d'un CDD de remplacement pour une durée de 4 mois, éventuellement renouvelable, 17h20 par semaine. Missions de : - Accueil de premier niveau des familles - Assistance administrative du service - Participation à la gestion des présences d'enfants notamment pour les accueils occasionnels Activités ACCUEIL DE PREMIER NIVEAU EN EAJE - Accueillir les parents et les enfants à l'entrée de la structure : prise d'information et transmission à l'équipe de direction et de terrain en cas d'absence ou d'indisponibilité, notification des arrivées précoces / retards demandés par la famille, orientation des parents en recherche de mode de garde vers le PIF Petite enfance ou le RAM - Accueil téléphonique : renseignements et réorientation vers les interlocuteurs pertinents (direction des structures, PIF voire responsable Petite enfance), prise de rendez-vous des familles avec l'équipe de direction - Vérification de l'utilisation par les familles des systèmes de pointage automatisés en début et fin de journée, avec les membres de l'équipe de direction - Participation à la gestion des accueils occasionnels : relance téléphonique, suivi des coupons des familles demandeuses ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU SERVICE - Création et suivi des dossiers « enfant » - Vérification des pointages avant facturation - Gestion du planning trimestriel de présence des enfants - Saisie des dossiers et contrats des familles sur CONCERTO - Mise à jour des dossiers familles 2 fois par an pour reconduction des contrats janvier et fin août - Réactualisation des données en cas de changements (nouvelle année fiscale pour les tarifs, naissance, date de validité des assurances, fin de contrats) - Classement des documents fournis par les familles et transmission à l'équipe des documents relatifs à l'accueil du nouvel enfant (fiche d'adaptation, fiche de liaison, fiches des répondants) - Édition et transmission des plannings quotidiens de présence des enfants - Appui aux équipes de direction pour la commande de repas avec le prestataire - Saisie de bons de commandes (restauration, hygiène/entretien et papeterie) - Suivi et réception des commandes - Gestion des plannings d'occupation de bureaux en fonction des besoins - Archivage des dossiers de la crèche - Confection d'affichages pour transmission d'informations aux familles - Préparation des documents essentiels au regroupement sur le multi-accueil Louise Michel et saisie des familles en demandant l'inscription - Saisie et suivi des consommations de couches (tableur excel) SECRÉTARIAT - Prise de rendez-vous / gestion des agendas - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques - Création de documents (courriers, .), - Contribution aux processus d'archivage des dossiers Compétences requises Savoirs : Connaissance des modes de gardes sur la commune Connaissance sur les équipements petite enfance de la commune Savoir-faire : Vraie appétence pour le travail au quotidien sur les logiciels Maîtrise du logiciel OPUS CONCERTO Savoir-être : Patience, Diplomatie, Discrétion, Adaptabilité, Anticipation Réactivité pour gérer l'urgence et l'imprévu, Travail en équipe Positionnement Liens hiérarchiques : sous l'autorité de la directrice de l'EAJE (n+1) et de la responsable Petite Enfance (n+2) Liens fonctionnels : coordination déléguée petite enfance, équipes de direction des EAJE, responsable du relais petite enfance, familles (suivi contrat, gestion des accueils occasionnels), prestataire restauration Particularités (contraintes/difficultés ou autres.) : Certaines périodes de congés imposés Participation aux journées pédagogiques du service et de la structure selon les thématiques abordées Réunion d'équipe environ 6 fois /an en soirée Confidentialité et neutralité dans les rapports aux familles du territoire