Assistant administratif (m/f) (réf. E) (réf. F) (réf. M) (H/F)

Description du poste

Statut : Employé, Fonctionnaire Qui recrute ? Ministère des Sports - Département « Affaires générales » Le département « Affaires générales » du ministère des Sports, en charge des fonctions support et des activités transversales de l’administration, recherche un/une personne motivée afin de renforcer sa nouvelle division « Support administratif ». À travers ses activités, la division contribue au bon fonctionnement du ministère en assurant un soutien administratif et organisationnel transversal au sein de l’administration. Missions En tant qu'assistant administratif, vous assurez un rôle transversal de soutien administratif et organisationnel au bénéfice des différents départements du ministère ; Vous assurez le traitement, le suivi et la coordination de demandes et d'échanges administratifs internes et externes ; Vous assurez le suivi de dossiers administratifs spécifiques et effectuez les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs ; Vous veillez à la circulation fluide des informations et à la bonne coordination entre le Cabinet du ministre, les départements et les partenaires externes ; Vous traitez simultanément des dossiers variés ; Vous contribuez à l'organisation et à la coordination de réunions internes et externes ; Vous assurez la recherche de disponibilités, la réservation de salles ainsi que le suivi logistique des réunions ; Vous préparez les ordres du jour et assurez la rédaction des comptes rendus de réunions ; Vous assurez, en cas de besoin, une fonction de suppléance du secrétariat ministériel ; Vous contribuez à l'accueil des visiteurs et au traitement des demandes de premier niveau ; Vous agissez comme point de contact administratif pour les interlocuteurs internes et externes. Profil Compétences techniques Excellente maîtrise des outils bureautiques usuels (MS Office) ; Bonne maîtrise des trois langues administratives (LU, FR et DE) et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit ; Excellentes capacités organisationnelles ; Bonnes capacités rédactionnelles ; Avoir la faculté d'analyser des problèmes et des ressources (proactivité) ; Savoir prioriser, rester performant(e) sous contrainte de temps et s'adapter à des circonstances imprévues ; Établir et maintenir une relation de coopération et de confiance. Compétences comportementales Professionnalisme, organisation et discrétion sont des valeurs indispensables ; Vous savez gérer vos priorités ; Doté d’un bon sens de communication, vous disposez également d’un réel esprit de synthèse ; Vous aimez le travail en équipe ; Vous êtes à la fois objectif et rigoureux. Atouts Une expérience professionnelle confirmée dans une fonction similaire constitue un avantage significatif. Conditions d’admission Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission : Pour devenir fonctionnaire de l'État Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire Pour devenir employé de l'État. Diplômes Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes. Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications. Expérience Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine. Langues Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1. Vous avez la luxembourgeoise.

Métiers associés

• secrétaire
• secrétaire administratif/ve