ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Le service ACT Appartements de Coordination Thérapeutique (ACT), structure médico-sociale de l'association AURORE, est située à la croisée du soin et de la construction de vie, incluant la santé et l'insertion. Le service accompagne des personnes en situation de précarité et souffrant de maladies chroniques, somatiques invalidantes.

Dans le cadre de ses missions le service s'adapte aux besoins des personnes accueillies.

Sous la responsabilité du chef de service, vous serez chargé.e d'assurer le bon fonctionnement du service, et de soutenir la Direction du Territoire.

Vos missions seront les suivantes :

• Traiter les demandes d'admissions, tenir à jour le tableau des entrées et sorties- Participer aux commissions d'admission et traiter les courriers notifiant les décisions
• Effectuer le suivi administratif des activités : diffusion des procédures, collecte des indicateurs, classement et archivage des dossiers, participation aux réunions d'équipe et rédaction des comptes-rendus
• Tenir à jour le tableau des logements et le tableau des véhicules
• Gérer les factures
• Saisie administrative des éléments de caisse et virements
• Gestion des notes de frais
• Apporter son soutien sur les questions RH et financière
• Participer à la rédaction du rapport d'activités
• Être l'interlocuteur pour les collaborateurs pour les questions liées aux notes de frais, matériel
• Gérer le stock de fournitures de bureau, passer les commandes, contacter le prestataire en cas de dysfonctionnement d'un équipement dans le cadre des contrats de maintenance.
• Suivre les sinistres et lien avec l'assurance
• Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique et la gestion du courrier/boîte mail générique.
• Coordonner les agendas et organiser les réunions et déplacements professionnels

Les horaires de travail : du Lundi au Vendredi de 9H à 17H, avec un jour off le mercredi ou vendredi

Diplômé(e) d'un BAC +2 minimum (BUT GEA, BTS Comptabilité et gestion, BTS support à l'Action Managérial), vous justifiez d'une expérience significative d'au moins 3 ans sur ce type de poste.

Vous avez une appétence particulière pour les chiffres.

• Connaissances en gestion, en organisation et en procédures- règles administratives, compréhension des impacts comptables et de certaines actions
• Capacité à utiliser les outils bureautiques et collaboratifs
• Capacité à gérer et contrôler un budget, un dossier, des données
• Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de sens du service et à s'adapter
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau