ASSISTANT ADMINISTRATIF - H/F

MISSIONS PRINCIPALES

• Gestion du courrier jusqu’à son archivage et des BAL outlook associées
• Assiste la Directrice dans la gestion des instances (Comités Syndicaux, Bureaux, Commissions) : convocations, rapports, délibérations, publications, envois aux élus, procès-verbaux…
• Gestion des moyens généraux : parc automobile, téléphonie fixe et mobile, photocopieurs, petites fournitures, des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
• Gestion des systèmes d’information : lien avec l’infogérant pour le suivi des journées de régie, organisation des COPIL, prise de rdv, déclarations incidents globaux, gestion des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
• Gestion du site : accueil des entreprises, lien pour les travaux avec le Département
• Elaboration et suivi des tableaux de bord et indicateurs liés à l’activité, actualisation des bases de données du Syndicat
• Suivi des conventions avec les partenaires
• Suivi de l’archivage et des demandes des services

MISSIONS SECONDAIRES:

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des agendas, organisation de réunions
• Elaboration des comptes-rendus des réunions internes et externes
• En cas d’absence du binôme :

Gestion de l’agenda du Président et du Directeur Général des Services, redondance sur les missions

Profil recherché

CONNAISSANCES :

• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques,
• publipostage indispensable,
• gestion de base de données
• Maîtrise des techniques de secrétariat,
• prise de notes

SAVOIR FAIRE :

• Capacité rédactionnelle, orthographe impeccable
• Recherche documentaire
• Archivage
• Suivi d’un budget, préparation budgétaire

SAVOIR ÊTRE:

• Organisation
• Confidentialité - Relationnel
• Sens de l’initiative
• Rigueur, travail en équipe