Assistant administratif (H/F)

Placé(e) sous l'autorité du/de la Directeur/trice de site, l'assistant(e) de direction est amené(e) à travailler avec l'ensemble des services du site et les étudiants.

Vos missions

1. Gestion administrative et logistique

Suivi administratif : * Rédaction, préparation et diffusion de documents (notes de service, procédures, comptes-rendus, conventions, attestations) en respectant la charte graphique et les règles administratives.

Accueil et organisation : * Gestion des agendas, prise de rendez-vous, planification de réunions (Aurion, Outlook), tri et diffusion des informations (courriers, messageries, appels).

Gestion des achats et déplacements :

• Établissement et suivi des demandes d'achat (portail dédié).
• Organisation des déplacements (ordres de mission, réservations, notes de frais).

Coordination avec les prestataires : * Suivi des échanges avec les prestataires (ménage, accueil, restauration).

Gestion des dossiers étudiants et enseignants :

• Préparation des entretiens professionnels annuels.
• Organisation des embarquements des élèves (planification, formalités administratives, réservations).
• Coordination des équipages promotionnels et représentation étudiante lors d'événements.

1. Organisation d'événements et intégration territoriale

Logistique événementielle : * Pilotage de l'organisation d'événements (colloques, JPO, etc.) en collaboration avec l'équipe technique.

Gestion des locations de salles : * Accueil et coordination avec les organismes externes, interlocutrice privilégiée dans la préparation des évènements avec l'assistant de prévention

Développement de partenariats : Participation à des événements régionaux et nationaux (forums, expositions, colloques).

Animation de la vie du site : * Proposition et organisation d'activités de cohésion pour le site havrais (préparations

et réalisation des visites du site, support à la mise en œuvre de partenariats, participation ENSM à des évènements régionaux (forums étudiants, expositions, colloques, .))

1. Référent vie étudiante

Représentation institutionnelle : * Participation à des groupes de travail liés à la vie étudiante.

Soutien aux associations étudiantes : * Accompagnement des associations (Bural, BDS, Hydro Sailing Team, Chorale).

Relais d'information : * Diffusion des événements étudiants et orientation des demandes en collaboration avec le Bureau des Études et Formations (BEF) - Relais entre les étudiants, la direction et les équipes pédagogiques.