Assistant administratif (H/F)

Service : Secrétariat / Accueil

Rattachement hiérarchique : Responsable administrative

Rattachement fonctionnel : Directeur de cabinet

Lieu de travail : Grenoble

Type de contrat : CDD

1. Mission principale

Assurer la gestion administrative quotidienne du cabinet de diagnostic et contribuer à son bon fonctionnement en garantissant la qualité de l'accueil, la fiabilité du suivi administratif et la coordination entre les techniciens, les clients et les partenaires.

1. Activités et responsabilités principales

Accueil et relation client

• Accueillir les clients (physiquement et par téléphone) et assurer le premier niveau d'information.
• Gérer la réception, la transmission et le suivi des demandes (mail, téléphone, site web).
• Planifier les rendez-vous et interventions des diagnostiqueurs selon les disponibilités et les priorités.
• Rédiger et envoyer les devis, relancer les clients si nécessaire.
• Relance des avis Google

Gestion administrative

• Assurer la rédaction, la mise en forme et la gestion des documents administratifs (rapports, attestations, courriers, factures, etc.).
• Suivre les dossiers clients depuis la demande jusqu'à la facturation et l'archivage.
• Mettre à jour la base de données clients et les tableaux de suivi d'activité.
• Gérer les fournitures de bureau et le classement administratif.

Comptabilité et suivi financier (en appui)

• Préparer les éléments pour la comptabilité (bons de commande, factures, règlements, relances).
• Effectuer un suivi des paiements et des relances clients.
• Assurer la liaison avec le cabinet comptable.

Support à l'équipe technique

• Coordonner les plannings des diagnostiqueurs.
• Suivre les transmissions de rapports et vérifier la conformité des dossiers.
• Aider à la gestion des certifications, formations et renouvellements administratifs.

1. Compétences et qualités requises

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion).
• Bonne connaissance des procédures administratives et de la facturation.
• Connaissance du secteur du diagnostic (immobilier, technique ou médical) appréciée.

Savoir-faire relationnel

• Sens du service et de la communication.
• Rigueur, organisation et réactivité.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Formation et expérience

• Formation souhaitée : Bac à Bac +2 (secrétariat, gestion administrative, assistanat, etc.).
• Expérience : 2 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure de services ou un cabinet de diagnostic.

1. Conditions de travail

• Horaires : 9h-18h30 sur 4,5 jours
• Rémunération : selon profil et expérience. Perspective de CDI.